Szkolenie Outlook w praktyce z elementami zarządzania czasem

Pobierz program:

Agenda:

• 1/4 - 4 godz. szkolenia - pomiar i usprawnianie efektywności uczestników w symulacji praktycznej sytuacji biznesowej, z której wychodzisz z:
  • odkryciami, co konkretnie potrzebujesz zmienić w swoich nawykach, decyzjach i myśleniu w dziedzinie zarządzania czasem
  • doświadczeniem zwiększonej efektywności, dzięki zastosowaniu się do zaprezentowanych zasad i technik zarządzania czasem
• 2/4 - 8 godz. szkolenia - praktyczny instruktaż funkcji Outlooka - trener pokazuje funkcjonalności Outlooka, a Ty równolegle stosujesz je na swoim laptopie
• 1/4  - 4 godz. szkolenia - trening i utrwalanie nowych umiejętności:
  1. dostajesz do wykonania ponad 20 zadań ćwiczących i utrwalających Twoje umiejętności posługiwania się poznanymi funkcjonalnościami Outlooka.
  2. W razie wątpliwości korzystasz z podręcznika szkoleniowego zawierającego obrazkowe instrukcje stosowania funkcjonalności, dzięki temu zapoznajesz się ze ściągą, która będzie zawsze przy Tobie.
  3. W razie problemów lub pytań trener służy Ci pomocą.
  4. To jest też czas do indywidualne pytania, wdrożenia do specyfiki Twojej pracy, zespołu czy firmy, bowiem trener przechadza się między uczestnikami czekając na wezwanie.

Zawartość merytoryczna szkolenia:

Większość funkcji dotyczących Outlooka, dotyczy także skrzynek współdzielonych/generycznych (są one mniej zaawansowane w funkcjonalności):

1. Jak z pomocą Outlooka lepiej się koncentrować i podnieść wydajność?

• Podłoże psychologiczne wydajności i koncentracji
• Efekt piły
• Funkcjonalności Outlooka uwalniające procesy uwagi oraz ułatwiające i automatyzujące planowanie

2. Biznes case – studium przypadku, w którym sprawdzisz swoją efektywność i doświadczysz zmiany na większą efektywność!

• Twoim zadaniem będzie wypracowanie nowej agendy dnia
• To będzie wymagało od Ciebie użycia w praktyce wiedzy z zarządzania czasem oraz wiedzy dotyczącej współpracy i komunikacji zespołowej
• Będziesz planować, priorytetyzować, koncentrować się, komunikować się i podejmować decyzje
• I to wszystko będzie się działo podczas spotkania, więc sytuacja będzie wymagająca…
• więc jeśli i Tobie przydarzy się, to co 99% innym uczestnikom – w wielkim skrócie refleksja, że to niemożliwe, żeby wykonać zadanie i to w tak krótkim czasie i w takich warunkach…
• To bardzo dobrze! Bo gdy trener pokaże Ci jak to zrobić stosując odpowiednio zasady i techniki z obszaru zarządzania czasem, przystąpisz do drugiej próby i osiągniesz sukces, uświadomisz sobie jak wiele jeszcze możesz się nauczyć, jak dalece jeszcze możesz rozwinąć swoją efektywność i jak wiele czasu i pieniędzy możesz oszczędzić!
• A więc z doświadczenia wyprowadzamy wiedzę i wnioski!

3. Interfejs Outlooka można dopasować do Twoich potrzeb!

• Dodanie i usunięcie przycisków, grup przycisków do menu (Wstążka)
• Dodanie najczęściej używanych poleceń do menu Szybki dostęp
• Jak zmieniać i dostosowywać widoki:
  • Okienka folderów
  • Listy maili
  • Okienka odczytu
  • Paska zadań do wykonania
• Jak tworzyć własne, niestandardowe widoki (pola, kolumny, filtry, grupowania) z możliwością szybkiej edycji danych w komórce - dla: Skrzynki odbiorczej, Zadań, Kalendarza i Kontaktów
• Jak warunkować wygląd elementów (maila, tytułu, itp) w zależności od zdefiniowanych warunków - Formatowanie warunkowe

4. Poczta w Outlook – masa przydatnych funkcji przyśpieszających pracę!

• ODP i PD do grup kontaktów i członków
• Opcje autokorekty wiadomości
• Tworzenie stopek i podpisów z logo
• Nieobecność – odpowiedzi automatyczne
• Wyszukiwanie zaawansowane
• Szybkie kroki – kontrolowana automatyzacja działań (np. wysyłki maili z odpowiedzią)
• Odwoływanie wysłanych maili
• Opóźnienie wysyłania maili
• Skrzynka współdzielona - prosty sposób na kilkuosobową obsługę maili, np. do obsługi klienta wew. lub zew., projektu, itp.
  • Dobre praktyki obsługi i zarządzania skrzynką współdzieloną
  • Wady i zalety
• Tworzenie i używanie szablonów z maili
• Spersonalizowana korespondencja seryjna (masowa)
• Zarządzanie masową ilością otrzymywanych maili:
  • widok wątków
  • co zrobić, by nie „gubić” klikniętych maili, na które jeszcze nie zareagowaliśmy
  • jak używać folderów wyszukiwania do automatyzacji powtarzających się wyszukiwań
• Dyskusje mailowe z automatycznymi znacznikami zmian i inicjałami autorów
• Głosowanie – sonda w mailu z raportem odpowiedzi
• Potwierdzenia dostarczenia i przeczytania a savoir vivre
• Kategoryzowanie maili
• Tworzenie z maili zadań
• Reguły automatycznej korespondencji – jak zautomatyzować pracę z mailami
• Sortowanie poczty w folderach
• (Auto)archiwizacja

5. Jak zoptymalizować komunikację i odciążyć swoją głowę dzięki zadaniom w Outlook?

• Jak szybko tworzyć zadania
• Jak wykorzystać podręczną listę zadań na pasku bocznym i jej zaawansowane funkcje, by mieć przed oczami tylko to, co jest do zrobienia teraz
• Przydzielanie zadań współpracownikom posługującym się zadaniami
• Przesyłanie maili z przypomnieniem czasowym do osób nieposługujących się zadaniami
• Kontrola w dniu deadline - jak szybko tworzyć przypomnienia o sprawdzeniu statusu/realizacji:
  • Zdelegowanych zadań
  • Wysłanych maili
• Posługiwanie się priorytetami zgodnie ze sztuką
• Wykorzystanie kategorii (kolorów) do ułatwienia sobie zarządzania strukturą zadań i projektów
• Jak wykorzystać funkcje: „data rozpoczęcia” i „data zakończenia” do planowania zadań
• Jak posługiwać się przypomnieniami, by nie rozpraszać się
• Jak posługiwać się, tworzyć i modyfikować widoki (listy) zadań do zarządzania:
  • własnymi zadaniami
  • zadaniami przydzielonymi innym
  • zadaniami przydzielonymi przez innych
  • zadaniami przydzielonymi przez konkretne osoby (np. przełożonego)
  z wykorzystaniem zaawansowanych funkcji takich, jak:
  • grupowanie zadań po wykonawcach, dacie, statusie
  • wyświetlanie statusu – przyjęte do realizacji/ brak przyjęcia zadania
  • sortowanie po dacie rozpoczęcia, wykonania
  • filtrowanie po: statusie – wykonane/niewykonane; wykonawcy; dacie
  • dodawanie własnych pól (kolumn) do widoków zadań
• Dostosowywanie i tworzenie widoków zadań do zaawansowanych potrzeb

6. Kalendarz Outlooka pamięta za Ciebie, przypomina innym, oszczędza czas!

• Kalendarz – zapraszanie na spotkanie
• Planowanie spotkań z dostępem do kalendarza współpracowników i do kalendarza zasobów (np. sali konferencyjnej, samochodu służbowego) oraz zapraszanie uczestników
• Kalendarz – ręczne odpowiadanie  na zaproszenia lub automatyczne przyjmowanie rezerwacji zasobów w kolejności zgłoszeń
• Śledzenie odpowiedzi na zaproszenia
• Udostępnianie kalendarza współpracownikom
• Udostępnianie ograniczonego podglądu kalendarza kontrahentom/klientom
• Przyjmowanie udostępnienia czyjegoś kalendarza
• Edycja nadanych uprawnień do kalendarza
• Pełnomocnictwa do kalendarza, poczty i zadań
• Korzystanie z pełnomocnictwa
• Różne widoki/układy kalendarza:
  • Porównywanie kalendarzy współpracowników z własnym w trybie nakładki lub harmonogramu
  • Lista zdarzeń
• Kategoryzowanie spotkań – używanie kolorów
• Synchronizacja kalendarza z kalendarzem Jiry

7. Jak zrobić sobie mini-CRM w Kontaktach Outlook?

• Dodawanie kontaktów i korzystanie z pól formularza kontaktu
• Tworzenie korespondencji seryjnej – czyli jak wysyłać personalizowane (np. imiennie) wiadomości do setek osób w ciągu paru minut
• Grupy projektowe
• Zarządzanie współpracą zespołową
• Zarządzanie bazą kontaktów
• Import i eksport listy kontaktów przy użyciu Excela i plików „pst.”

8. Uwolnij się od komputera, kartek, post-itów i notatek! Zsynchronizuj Outlook z telefonem komórkowym!

• Poczta i kalendarz w aplikacji Microsoft Outlook
• Zadania w aplikacji Microsoft To-Do
• Zadania w aplikacji Microsoft Planner (tylko w szkoleniu zamkniętym)