Szkolenie Outlook w praktyce z elementami zarządzania czasem

Kurs Outlook - nauka praktycznych funkcji Microsoft Outlook

Ten praktyczny kurs Microsoft Outlook łączy naukę zaawansowanych funkcji Outlooka z elementami zarządzania czasem i organizacji pracy. Szkolenie zostało zaprojektowane tak, aby uczestnicy mogli od razu wykorzystać poznanie funkcjonalności Microsoft Outlook w codziennej pracy.

Agenda szkolenia Outlook

1/4 szkolenia (4 godz.) - diagnoza i rozwój efektywności osobistej

Podczas praktycznej symulacji biznesowej zmierzysz swoją efektywność i poznasz obszary wymagające usprawnienia. Wyjdziesz ze szkolenia z:

• odkryciami dotyczącymi nawyków, decyzji i sposobu myślenia wpływających na zarządzanie czasem,
• doświadczeniem zwiększonej efektywności dzięki zastosowaniu sprawdzonych zasad i technik zarządzania czasem.

2/4 szkolenia (8 godz.) - praktyczny kurs Outlook

Trener krok po kroku pokazuje funkcjonalności Microsoft Outlook, a Ty równolegle wdrażasz je na swoim komputerze. Dzięki temu od razu uczysz się praktycznego wykorzystania Outlooka w pracy.

1/4 szkolenia (4 godz.) - trening i utrwalanie umiejętności Outlook

• wykonujesz ponad 20 praktycznych ćwiczeń rozwijających umiejętności korzystania z funkcji Outlook,
• korzystasz z podręcznika szkoleniowego zawierającego instrukcję krok po kroku,
• otrzymujesz wsparcie trenera podczas wykonywania zadań,
• masz możliwość zadawania indywidualnych pytań i dopasowania rozwiązań Outlooka do specyfiki swojej pracy, zespołu lub firmy.

Program szkolenia Microsoft Outlook

Większość prezentowanych funkcji Microsoft Outlook można również wykorzystywać w skrzynkach współdzielonych i generycznych, wykorzystywanych przez zespoły i organizacje.

1. Jak za pomocą Outlooka zwiększyć koncentrację i produktywność?

• Podłoże psychologiczne wydajności i koncentracji
• Efekt piły
• Funkcjonalności Outlooka uwalniające procesy uwagi oraz ułatwiające i automatyzujące planowanie

2. Biznes case - sprawdź swoją efektywność i doświadcz realnej zmiany.

• Twoim zadaniem będzie wypracowanie nowej agendy dnia
• To będzie wymagało od Ciebie użycia w praktyce wiedzy z zarządzania czasem oraz wiedzy dotyczącej współpracy i komunikacji zespołowej
• Będziesz planować, priorytetyzować, koncentrować się, komunikować się i podejmować decyzje
• I to wszystko będzie się działo podczas spotkania, więc sytuacja będzie wymagająca…
• więc jeśli i Tobie przydarzy się, to co 99% innym uczestnikom – w wielkim skrócie refleksja, że to niemożliwe, żeby wykonać zadanie i to w tak krótkim czasie i w takich warunkach…
• To bardzo dobrze! Bo gdy trener pokaże Ci jak to zrobić stosując odpowiednio zasady i techniki z obszaru zarządzania czasem, przystąpisz do drugiej próby i osiągniesz sukces, uświadomisz sobie jak wiele jeszcze możesz się nauczyć, jak dalece jeszcze możesz rozwinąć swoją efektywność i jak wiele czasu i pieniędzy możesz oszczędzić!
• A więc z doświadczenia wyprowadzamy wiedzę i wnioski!

3. Jak stosować interfejs Outlooka do własnych potrzeb?

• Dodanie i usunięcie przycisków, grup przycisków do menu (Wstążka)
• Dodanie najczęściej używanych poleceń do menu Szybki dostęp
• Jak zmieniać i dostosowywać widoki:
  • Okienka folderów
  • Listy maili
  • Okienka odczytu
  • Paska zadań do wykonania
• Jak tworzyć własne, niestandardowe widoki (pola, kolumny, filtry, grupowania) z możliwością szybkiej edycji danych w komórce - dla: Skrzynki odbiorczej, Zadań, Kalendarza i Kontaktów
• Jak warunkować wygląd elementów (maila, tytułu, itp) w zależności od zdefiniowanych warunków - Formatowanie warunkowe

4. Poczta Outlook - funkcje przyspieszające codzienną pracę

• ODP i PD do grup kontaktów i członków
• Opcje autokorekty wiadomości
• Tworzenie stopek i podpisów z logo
• Nieobecność – odpowiedzi automatyczne
• Wyszukiwanie zaawansowane
• Szybkie kroki – kontrolowana automatyzacja działań (np. wysyłki maili z odpowiedzią)
• Odwoływanie wysłanych maili
• Opóźnienie wysyłania maili
• Skrzynka współdzielona - prosty sposób na kilkuosobową obsługę maili, np. do obsługi klienta wew. lub zew., projektu, itp.
  • Dobre praktyki obsługi i zarządzania skrzynką współdzieloną
  • Wady i zalety
• Tworzenie i używanie szablonów z maili
• Spersonalizowana korespondencja seryjna (masowa)
• Zarządzanie masową ilością otrzymywanych maili:
  • widok wątków
  • co zrobić, by nie „gubić” klikniętych maili, na które jeszcze nie zareagowaliśmy
  • jak używać folderów wyszukiwania do automatyzacji powtarzających się wyszukiwań
• Dyskusje mailowe z automatycznymi znacznikami zmian i inicjałami autorów
• Głosowanie – sonda w mailu z raportem odpowiedzi
• Potwierdzenia dostarczenia i przeczytania a savoir vivre
• Kategoryzowanie maili
• Tworzenie z maili zadań
• Reguły automatycznej korespondencji – jak zautomatyzować pracę z mailami
• Sortowanie poczty w folderach
• (Auto)archiwizacja

5. Jak usprawnić komunikację i zarządzanie zadaniami w Outlook?

• Jak szybko tworzyć zadania
• Jak wykorzystać podręczną listę zadań na pasku bocznym i jej zaawansowane funkcje, by mieć przed oczami tylko to, co jest do zrobienia teraz
• Przydzielanie zadań współpracownikom posługującym się zadaniami
• Przesyłanie maili z przypomnieniem czasowym do osób nieposługujących się zadaniami
• Kontrola w dniu deadline - jak szybko tworzyć przypomnienia o sprawdzeniu statusu/realizacji:
  • Zdelegowanych zadań
  • Wysłanych maili
• Posługiwanie się priorytetami zgodnie ze sztuką
• Wykorzystanie kategorii (kolorów) do ułatwienia sobie zarządzania strukturą zadań i projektów
• Jak wykorzystać funkcje: „data rozpoczęcia” i „data zakończenia” do planowania zadań
• Jak posługiwać się przypomnieniami, by nie rozpraszać się

• Jak posługiwać się, tworzyć i modyfikować widoki (listy) zadań do zarządzania:

  • własnymi zadaniami
  • zadaniami przydzielonymi innym
  • zadaniami przydzielonymi przez innych
  • zadaniami przydzielonymi przez konkretne osoby (np. przełożonego)

  z wykorzystaniem zaawansowanych funkcji takich, jak:

  • grupowanie zadań po wykonawcach, dacie, statusie
  • wyświetlanie statusu – przyjęte do realizacji/ brak przyjęcia zadania
  • sortowanie po dacie rozpoczęcia, wykonania
  • filtrowanie po: statusie – wykonane/niewykonane; wykonawcy; dacie
  • dodawanie własnych pól (kolumn) do widoków zadań
• Dostosowywanie i tworzenie widoków zadań do zaawansowanych potrzeb

6. Jak Outlook pomaga zarządzać czasem i planować pracę?

• Kalendarz – zapraszanie na spotkanie
• Planowanie spotkań z dostępem do kalendarza współpracowników i do kalendarza zasobów (np. sali konferencyjnej, samochodu służbowego) oraz zapraszanie uczestników
• Kalendarz – ręczne odpowiadanie  na zaproszenia lub automatyczne przyjmowanie rezerwacji zasobów w kolejności zgłoszeń
• Śledzenie odpowiedzi na zaproszenia
• Udostępnianie kalendarza współpracownikom
• Udostępnianie ograniczonego podglądu kalendarza kontrahentom/klientom
• Przyjmowanie udostępnienia czyjegoś kalendarza
• Edycja nadanych uprawnień do kalendarza
• Pełnomocnictwa do kalendarza, poczty i zadań
• Korzystanie z pełnomocnictwa
• Różne widoki/układy kalendarza:
  • Porównywanie kalendarzy współpracowników z własnym w trybie nakładki lub harmonogramu
  • Lista zdarzeń
• Kategoryzowanie spotkań – używanie kolorów
• Synchronizacja kalendarza z kalendarzem Jiry

7. Jak wykorzystać kontakty Outlook jak prosty CRM?

• Dodawanie kontaktów i korzystanie z pól formularza kontaktu
• Tworzenie korespondencji seryjnej – czyli jak wysyłać personalizowane (np. imiennie) wiadomości do setek osób w ciągu paru minut
• Grupy projektowe
• Zarządzanie współpracą zespołową
• Zarządzanie bazą kontaktów
• Import i eksport listy kontaktów przy użyciu Excela i plików „pst.”

8. Synchronizacja Outlooka z telefonem - praca bez kartek i notatek!

• Poczta i kalendarz w aplikacji Microsoft Outlook
• Zadania w aplikacji Microsoft To-Do
• Zadania w aplikacji Microsoft Planner (tylko w szkoleniu zamkniętym)

Zarezerwuj miejsce na szkoleniu