Basia była z siebie dumna - przyszła do pracy trochę wcześniej, podczas gdy reszta załogi dopiero się zbierała. Pełna energii i motywacji postanowiła wykonać wszystkie zaległe zadania, które od dłuższego czasu straszyły czerwonym kolorem na jej liście. Czekało na nią jedno spore zadanie – opracowanie indywidualnego programu szkoleniowego dla wymagającego Klienta.
Żeby skoncentrować się wyłącznie na tej kwestii, zdecydowała jak najszybciej uporać się z drobnymi, niewymagającymi większego zastanowienia sprawami – odpowiedzi na maile, kilka szybkich telefonów, wypełnienie i przesłanie dokumentów.
Gdy skończyła, było już dawno po 12. Szybka kawa na wzmocnienie koncentracji i powrót do biurka. Nawet nieźle jej szło – hmm, może nawet uda mi się uwinąć do 17 – pomyślała.
Koncepcja koncepcją, ale musiała być na bieżąco, dlatego co jakieś 15 minut sprawdzała skrzynkę mailową. Większość spraw nie wymagała pilnej reakcji - oznaczyła je flagą, by o nich nie zapomnieć. W efekcie podręczna lista zadań „na dziś” dobiła już do dziesięciu pozycji.
Po krótkim czasie pojawił się mail od Mateusza, dopytującego o jakieś dokumenty na spotkanie w przyszłym tygodniu. Twierdził, że Basia miała dostarczyć mu je już dawno… Szybko wróciła do pracy nad programem, jednak nie mogła przestać zastanawiać się, kiedy obiecała Mateuszowi dane, o których mówił i jak mogło dojść do tego nieporozumienia. Postanowiła zadzwonić do niego i wyjaśnić sprawę – w końcu i tak nie mogła skupić się na zadaniu. Z ulgą odłożyła słuchawkę – udało się zażegnać „kryzys”, a Mateuszowi prześle dokumenty jutro. Dorzuciła to do podręcznej listy zadań. O czym ja to… hmm … - nie mogła przypomnieć sobie, gdzie skończyła pracę przed rozmową z Mateuszem. A, już wiem! 

Kolejne zdania przychodziły jej coraz trudniej, a myśli nie kleiły ze sobą. Kilkakrotnie na monitorze pojawiały się przypomnienia, o zadaniach, które miała wykonać jakiś czas temu (najwyraźniej zapomniała zmienić daty ich wykonania), co jeszcze bardziej wybijało ją z rytmu. Zrezygnowana poszła coś zjeść, by zregenerować siły. Po powrocie z przerażeniem stwierdziła, że jest po 16, a szef prosił, by zajrzała jeszcze do niego przed wyjściem. Skończenie programu było już nierealne…Zrobię to jutro, nie będę mieć tylu dodatkowych zadań… - postanowiła, dorzucając do listy „na dziś”: Indywidualny program dla Klienta. Następnego dnia Basię przywitała pełna lista zaległych zadań.  
 

Jakich błędów unikać, by Twój dzień nie skończył się podobnie - kumulacją niezrealizowanych zadań?  

  • Planowanie grafiku na 100% czasu pracy daje nam praktycznie 100% szansę na niepowodzenie. Dzień pracy zaplanuj na 5 godzin, uwzględniając 40% marginesu czasowego na działania spontaniczne i sprawy nieoczekiwane.
  • Ponieważ w godzinach porannych pracujemy najefektywniej, ten czas przeznacz na zadania ważne i koncepcyjne. Marnując energię na sprawy rutynowe i proste, które możesz wykonać w godzinach spadku energetycznego (popołudniu, po lunchu) ryzykujesz, że praca koncepcyjna zajmie Ci nieadekwatnie dużo czasu, a może nawet nie uda Ci się jej skończyć. 
  • Nasza koncentracja, której wymagają zwłaszcza zadania twórcze, ulega spadkowi w ciągu godziny. Nie czekaj do momentu, w którym odczujesz spadek efektywności z powodu zmęczenia – wtedy krótka przerwa może być niewystarczająca dla regeneracji. Myśląc, że nie masz czasu na przerwę, skazujesz się na pracę na niższych obrotach. Zadbaj o krótką, pięciominutową pauzę, mniej więcej, co godzinę. Jeśli robisz to systematycznie, wystarczy chwilowa zmiana bodźców, tj. wstanie, podejście do okna, zrobienie herbaty.  
  • Nie tylko fizyczne zmęczenie, ale również zewnętrzne bodźce mogą wpływać na spadek koncentracji. Zgodnie z efektem piły, gdy nawet na chwilę odrywamy się od wykonywanego zadania (np. poprzez ciągłe sprawdzanie skrzynki mailowej), powrót i kontynuacja działania wiąże się ze znaczną stratą czasu i energii. By temu zapobiec, warto ustalić realny czas, w jakim nie będziemy otwierać skrzynki oraz wyłączyć wszystkie zbędne przypomnienia i alerty.
  • Jeśli lista zadań ma zwiększyć efektywność naszej pracy, nie może składać się z nieskończonej ilości pozycji. Zadbaj o to, by podręczna lista „do zrobienia dziś” rzeczywiście dotyczyła aktualnego dnia. W tym celu oflagowując maile nadawaj im konkretny termin wykonania.