Czym jest zarządzanie czasem?

Stwierdzenie, że czas stał się towarem deficytowym, można uznać za truizm, jednak jego niedostatek na co dzień wpływa na nasze życie zarówno w obszarze prywatnym, jak i zawodowym. Terminy zadań do wykonania zbliżają się nieubłaganie, a na horyzoncie pojawiają się kolejne obowiązki – tak wygląda codzienność w większości z nas. Z tego powodu efektywne zarządzanie czasem staje się umiejętnością równie ważną jak zarządzanie własnym budżetem. W obu przypadkach nie możemy sobie pozwolić na brak dyscypliny, a ustalanie priorytetów staje się koniecznością. Na czym polega zarządzanie czasem? Jakie metody zarządzania są skuteczne, a jakich błędów unikać? Jak nauczyć się zarządzania czasem, zwłaszcza w obszarze zawodowym? Wyjaśniamy!

Spis treści:

1. Zarządzanie czasem vs. zarządzanie sobą - jak zwiększyć efektywność?

2. Podstawowe zasady zarządzania czasem w sferze zawodowej i nie tylko

3. Zarządzanie energią zamiast czasem - sekret większej produktywności

4. Błędy w zarządzaniu czasem, które kradną Twój czas

5. Narzędzia do skutecznego planowania czasu pracy

6. Zarządzanie czasem w pracy zdalnej - jak pokonać wyzwania i znaleźć skuteczne rozwiązania?

7. Zarządzanie czasem a work-life balance

8. Efektywne zarządzanie czasem, którego możesz się nauczyć!

Zarządzanie czasem vs. zarządzanie sobą – jak zwiększyć efektywność?

Zanim wyjaśnimy, jak efektywnie zarządzać czasem, organizując swój dzień pracy i życie prywatne, należy zastanowić się nad definicją zarządzania czasem. Na czym ono polega? Przede wszystkim nie należy traktować tego pojęcia dosłownie, bo przecież czas płynie nieubłaganie niezależnie od nas. Niewiele wskazuje na to, aby w dającej się przewidzieć przyszłości, wynaleziono znany z wielu książek lub filmów wehikuł czasu. Czy w takim razie powinniśmy się pogodzić z upływającymi sekundami, dniami i latami, a ludziom pozostało jedynie bierne spędzanie czasu?

Nie do końca! Zarządzanie czasem w praktyce należy rozumieć jako zarządzanie samym sobą. Przykładowo, jeśli uda Ci się zwiększyć produktywność, szybciej zakończysz wykonywanie danego zadania. W ten sposób przyspieszysz również możliwość osiągnięcia celów, które zakładasz. Istnieje wiele naprawdę ciekawych metod efektywnego zarządzania samym sobą w upływającym czasie, do których należą tworzenie listy zadań, zmiany nawyków i wiele więcej wypracowanych przez specjalistów w dziedzinie zarządzania technik. Czasem nie da się wprost zarządzać, ale możesz zyskać poczucie kontroli nad jego wpływem na Twoje życie. 

Zarządzanie czasem czy zarządzanie sobą w czasie - klucz do zwiększenia efektywności

Podstawowe zasady zarządzania czasem w sferze zawodowej i nie tylko

Delegowanie zadań, ustalanie priorytetów, a nawet aplikacje służące do efektywnego zarządzania czasem to przykłady technik, które mogą lepiej lub gorzej sprawdzić się w Twoim przypadku. Fundament sukcesu przy efektywnym wykorzystaniu czasu tkwi w przyjętej przez Ciebie postawie, do której dopasujesz wybrane narzędzia. Zacznijmy więc od zasad efektywnego zarządzania czasem. 

Zasada wizji końca

Ciekawą koncepcję zarządzania czasem pozwalającą na zwiększenie produktywności zaprezentował Stephen Covey. Punkt wyjścia stanowi zasada "Zaczynaj z wizją końca". Koncepcja zakłada, że na pierwszym miejscu stoi wyznaczenie celów, które pragniesz osiągnąć. Wymaga to głębokiej refleksji. Gdy już uda Ci się jasno wyznaczyć cele, czas w pełnej harmonii z nimi zaplanować działania, które w sposób świadomy doprowadzą Cię do określonych rezultatów.

Podejście Coveya może wydawać się racjonalne jedynie w przypadku perspektywy długoterminowej, ale w rzeczywistości jest bardziej uniwersalne. Wyznaczone cele równie dobrze mogą dotyczyć zadań przybierających krótsze ramy czasowe, na przykład dnia pracy, a nawet jednego zadania, w którym liczy się po prostu trafne podejmowanie decyzji. 

Zasada priorytetyzacji zadań – skup się na ważnych zadaniach

Drugą zasadą zaproponowaną przez Coveya jest efektywne zarządzanie czasem poprzez ustalanie priorytetów. Tu również wchodzi w grę wyznaczenie celów, ale Twoim zadaniem jest ustalenie, które z nich są najważniejsze. Przykładowo warto zastanowić się, czy stawiasz bardziej na rozwijanie swoich pasji, czy może sukcesy w życiu zawodowym. Oprócz priorytetów związanych z wartościami, podział określonych zadań może odbywać się w oparciu o termin ich realizacji. Wówczas zadania dzielą się w uproszczeniu na pilne i niepilne. 

Matryca Eisenhowera

Zamiast tworzenia standardowych list zadań w tej koncepcji pojawia się matryca Eisenhowera składające się z czterech kwadratów obejmujących zadania:

1.  Ważne i pilne 
2. Niepilne ale ważne 
3. Pilne, ale nieważne 
4. Niepilne i nieważne

Aby osiągnąć większą efektywność w zarządzaniu czasem, konieczne jest wyznaczanie celów i wartości. Dzięki temu możesz skupić się na najbardziej istotnych zadaniach z pierwszej grupy, a ostatnie w ogóle pominąć.

Zarządzanie energią zamiast czasem – sekret większej produktywności

Kolejne ciekawe podejście zakłada, że choć zarządzanie czasem nie jest możliwe, ponieważ upływa on nieubłaganie i jest zasobem nieodnawialnym, dysponujesz innym ważnym zasobem, który pomoże Ci łatwiej radzić sobie z zadaniami. Tym zasobem jest energia. Efektywne zarządzanie energią zakłada z kolei, że dzieli się ona na cztery niezależne od siebie źródła:

• energię fizyczną,
• energię emocjonalną,
• energię umysłową,
• energię duchową. 

Aby efektywnie zarządzać swoim życiem zawodowym i prywatnym, musisz dbać o to, aby każda z tych czterech baterii była maksymalnie naładowana. Dzięki efektywnemu zarządzaniu swoimi zasobami energetycznymi zyskujesz większą produktywność, a to prowadzi Cię do większej efektywności pracy.

Nie zarządzaj czasem, zarządzaj energią

Błędy w zarządzaniu czasem, które kradną Twój czas

Umiejętne zarządzanie czasem to trudna sztuka, dlatego niezależnie od przyjętej metody zarządzania w sferze zawodowej i prywatnej, musisz wystrzegać się podstawowych błędów. Każdy z nich to pułapka, przez którą przestajesz kontrolować swoją listę zadań. Czego należy unikać?

Podstawowe błędy w efektywnym zarządzaniu czasem:

• Nierealistyczny optymizm – ten błąd odnosi się do lekceważenia zadań, które w rzeczywistości wymagają poświęcenia większej ilości czasu, niż mogłoby się wydawać. Jak wiele razy zdarzyło Ci się spędzić cały dzień nad czynnością, która w Twoim planie miała być dokończona w krótszym czasie, na przykład w ciągu godziny? To bardzo częsty błąd. Zamiast próby wykonywania zadań z prędkością światła, w pierwszej kolejności realnie oceń trudność. 
• Brak asertywności – przez ten błąd bardzo łatwo wpaść w pułapkę wykonywania wielu zadań jednocześnie, z których każde nie może być szybko dokończone. Skuteczne zarządzanie czasem polega na asertywności. Przed przyjęciem kolejnego zadania zastanów się, czy w rzeczywistości nie masz już na głowie zbyt wiele. W razie konieczności nie bój się odmówić
• Nadmierny perfekcjonizm – dążenie do ideału bywa przydatne, ale niestety również zgubne w kontekście zarządzania czasem. Jeśli zadanie jest już właściwie wykonane, nie marnuje energii na dopracowywanie detali, które w rzeczywistości są nieistotne. Kiedy kolejne poprawki przyjdą Ci do głowy, głęboko zastanów się, czy rzeczywiście możesz dzięki nim osiągnąć lepsze rezultaty. 
• Brak delegowania zadań – ten błąd najczęściej dotyczy menedżerów, ale nie tylko. Niektóre osoby uważają, że tylko one są w stanie wykonywać konkretne zadania wystarczająco dobrze. Nie tędy droga. Jeśli zdarza Ci się takie podejście, istnieje duże prawdopodobieństwo, że bierzesz na siebie zbyt wiele i w efekcie regularnie pracujesz po godzinach. Delegowanie zadań to naturalna konieczność przełożonego, który następnie powinien ograniczyć swoją aktywność do monitorowania postępów i ewaluacji projektów. 
• Nadmierny stres – bardzo często nieefektywne zarządzanie czasem bierze się właśnie z niego. Pamiętaj, że choć ewolucja obdarzyła nas stresem, by dać nam zdolność do natychmiastowego działania, w dłuższej perspektywie wpływa on na nas destrukcyjnie i uniemożliwia poprawę jakości życia. Jeśli dostrzegasz brak czasu i opóźnienia w zadaniach z powodu stresu, skup się właśnie na nim. Umiejętność radzenia sobie ze stresem to kolejna ważna kompetencja w życiu osobistym i zawodowym.

Dlaczego nie masz czasu? 5 nieoczywistych błędów w zarządzaniu czasem

Narzędzia do skutecznego planowania czasu pracy

Umiejętność panowania nad swoim funkcjonowaniem w upływającym czasie wynika przede wszystkim z mentalności oraz zasad, których konsekwencją jest wyznaczenie celów i ich realizacja. Na tych fundamentach możesz zarządzać czasem, posługując się wybranymi metodami i technikami. Jest ich naprawdę wiele. Jeśli chodzi o efektywne planowanie pracy, warto skorzystać na przykład z takich narzędzi:

• Lista zadań – to narzędzie może wydawać się banalne, ale naprawdę działa. Ludzki umysł nie jest doskonały, a koncentrując się na bieżących zadaniach, łatwo zapomnieć o upływającym czasie i zbliżających się terminach. W porównaniu do pamięci podręcznej, którą w tym momencie jest Twój mózg, lista z zadaniami to swoisty dysk twardy. Dzięki niej nie zapomnisz o czekających Cię wyzwaniach, ani ich nie zbagatelizujesz. Listę możesz sporządzać w tradycyjnej papierowej formie albo użyć przeznaczonej do tego aplikacji mobilnej.
• Kalendarz – lista zawierająca Twoje zadania zyskuje wymiar czasu, gdy przeniesiesz ją do kalendarza. To proste narzędzie stanowi fundament organizacji czasu, którym dysponujesz. Kalendarz jest Twoją ściągą i wymaga regularnego aktualizowania oraz przeglądania. Ponadto korzyścią z prowadzenia kalendarza jest analiza wykorzystania czasu. Po doświadczeniach związanych z błędnym planowaniem zadań nauczysz się unikać pułapki nierealnego optymizmu.
• Planowanie dnia – natłok obowiązków w przypadku większości dni nie pozwala nam przechodzić przez nie spontanicznie. Dlatego warto rozpisywać sobie zadania nawet w perspektywie jednego dnia. Dotyczy to nie tylko obszaru zawodowego, ale także osobistego, w tym rozrywki, która jest Ci potrzebna do naładowania energii.

Zarządzanie czasem: 3 proste narzędzia wspierające planowanie pracy

Zarządzanie czasem w pracy zdalnej – jak pokonać wyzwania i znaleźć skuteczne rozwiązania?

Czy w Twoim miejscu pracy standardem albo częstym zwyczajem stało się home office? Zarządzanie czasem w takich okolicznościach to prawdziwa sztuka. O ile wyznaczanie celów przebiega podobnie, o tyle ich realizacja w innym środowisku, z dala od współpracowników wiąże się z wieloma wyzwaniami. Oto kilka recept, które pozwolą Ci na bardziej efektywne zarządzanie czasem w pracy zdalnej:

• Ustal rutynę dnia – zrób wszystko, aby pracować w stałych godzinach, uwzględniając przy tym przerwy. Jeśli masz problem z rozpoczęciem lub zakończeniem pracy, stwórz rytuały, które będą temu towarzyszyć. To symboliczne wejście do biura i jego opuszczenie.
• Dedykowane środowisko pracy – wygospodaruj w domu przestrzeń, która będzie służyła wyłącznie do pracy. Nie zabieraj zadań do kuchennego stolika lub na sofę.
• Wprowadź dyscyplinę – w tym kluczowe jest utrzymanie motywacji, wyznaczanie celów, a także samokontrola.

Zarządzanie czasem w pracy zdalnej: wyzwania i rozwiązania

Zarządzanie czasem a work-life balance

Nieefektywne zarządzanie czasem niesie za sobą pewne ogromne zagrożenie – utratę work-life balance. Jeśli nie chcesz, aby spotkało to również Ciebie, koniecznie musisz znaleźć czas na regenerację, czyli zarządzać swoją energią. Unikaj negatywnych emocji, takich jak złość czy strach, bo to one opóźniają Cię w realizacji zadań, a czas wydaje się wówczas biec szybciej. Jeśli ta sfera Twojego życia wymaga profesjonalnego wsparcia, poszukaj odpowiednich warsztatów.

Efektywne zarządzanie czasem, którego możesz się nauczyć!

Efektywne zarządzanie czasem to naprawdę trudna sztuka, ale zdecydowanie warta doskonalenia dla lepszego realizowania określonych celów, a także zachowanie równowagi pomiędzy pracą a życiem prywatnym. To również ważna kompetencja dobrego menedżera. Mamy nadzieję, że nasze porady będą dla Ciebie pomocne.

Jeśli chcesz sięgnąć po więcej lub przekazać odpowiednią wiedzę swoim podwładnym, zapraszamy na szkolenie: "Zarządzanie czasem i efektywna organizacja czasu pracy". Weź sprawy w swoje ręce i naucz się wyznaczać priorytety, zerwij z blokującymi Cię nawykami, nabierz więcej energii i motywacji i osiągaj jeszcze więcej sukcesów!