Dlaczego nie masz czasu? 5 nieoczywistych błędów w zarządzaniu czasem

Czas przecieka Ci przez palce, a zadania ciągle mają status „to do”. Próbujesz nad tym zapanować, stosujesz różne strategie zarządzania, ale wciąż nie jesteś zadowolony z efektów? Sprawdź, czy nie popełniasz któregoś z 5 nieoczywistych błędów w zarządzaniu czasem i dowiedz się, jak ich unikać.

1# Jesteś optymistą! W zarządzaniu czasem masz nierealistyczne podejście.

To pierwsza z pułapek: wydaje Ci się, że zdążysz. Jesteś przekonany, że zajmie Ci to tylko 5 minut. Ostatecznie grzęźniesz na kilka godzin, zapominając o innych ważnych tematach. Nierealistycznie szacujesz czas potrzebny na wykonanie zadania. A jeśli dodatkowo jest ono atrakcyjne, jest wyzwaniem, tracisz kontrolę nad upływającym czasem i jesteś zdziwiony, że wybiła 16:00. Brzmi znajomo?

Wielu psychologów badało zjawisko tzw. nierealistycznego optymizmu – jest to powszechna tendencja do zawyżania własnych szans w odniesieniu do pozytywnych zdarzeń i jednoczesnego zaniżania prawdopodobieństwa, że przydarzy nam się coś negatywnego (w porównaniu z szansami innych). Warto mieć tego świadomość i w kwestii zarządzania czasem, być ostrożnym optymistą. Zostaw sobie bufor, dołóż do zaplanowanego czasu kilka dodatkowych minut, godzin, dni. I pod żadnym pozorem nie planuj całego dnia! Mniej czas na rzeczy, których nie da się zaplanować.

2# Brakuje Ci asertywności - skuteczne zarządzanie czasem wymaga umiejętności mówienia „nie”

Chcesz się wykazać, nie wypada odmówić, ktoś na Ciebie liczy, przecież dasz radę… Powody są różne, ale ostatecznie na Twojej liście zadań jest zbyt wiele do zrobienia w zbyt krótkim czasie. W konsekwencji czujesz się przytłoczony ilością spraw, skaczesz z zadania na zadanie i wszystko ma status „rozpoczęte” a nic „ukończone”.

Gdy wpada Ci nowe zadanie, koleżanka prosi o pomoc – zanim odpowiesz z automatu „tak”, przeanalizuj dobrze sprawę, dopytaj jeśli coś jest dla Ciebie niejasne, oszacuj czas realizacji. Podejmij świadomie decyzję, czy bierzesz to na siebie. Naucz się odmawiać. Ćwicz asertywność. Gdy mówisz komuś „nie” – mówisz jednocześnie „tak” innym ważnym sprawom. 

3# Chcesz doskonale zarządzać czasem, a Twoje drugie imię to Perfekcjonista

Doskonałość, dążenie do perfekcji, dbałość o szczegóły – brzmi pięknie, ale może stanowić ogromną pułapkę, z której ciężko się wydostać. Jeśli masz w sobie silny wewnętrzny głos Perfekcjonisty, który ciągle powtarza Ci: „musisz to jeszcze dopracować”, „to jest za słabe”, „popraw to”, itp., prawdopodobnie zbyt dużo czasu zajmuje Ci wykonywanie zadań. Nawet napisanie maila do współpracownika może zabrać wiele cennych minut, jeśli zastanawiasz się nad doborem słów, poprawiasz go kilkakrotnie, czytasz i sprawdzasz.

Praca z wewnętrznym głosem, z utrwalonymi przekonaniami, które nie wspierają Cię w efektywnym działaniu to ważny obszar rozwoju osobistego. Pierwszym krokiem jest „usłyszenie” myśli w swojej głowie – często nie zdajemy sobie sprawy z tego, jak wiele treści generuje nasz umysł. Wiele z tych myśli jest krytycznych, negatywnych, pełnych obaw o przyszłość lub rozpamiętywania przeszłych porażek. Gdy dostrzeżesz dominującą tendencję swojego umysłu, rozpoznasz głos Perfekcjonisty – będziesz na dobrej drodze do zmiany myślenia. Czasami wystarczy podjąć dialog i powiedzieć Perfekcjoniście: „dość, wystarczy!”, podziękować mu za „cenne” rady i wysłać na wakacje ?.

Uwolnienie się o ograniczających przekonań pozwoli Ci działać skuteczniej i osiągać więcej.

4# Nie delegujesz zadań, więc robisz coś, czego nie musisz

Jest wiele powodów, żeby nie delegować: „zrobię to lepiej sam”, „nikt tego nie zrobi, tak jak chcę”, „nie mam czasu delegować (czytaj: tłumaczyć)”, „i tak będę to musiał zrobić jeszcze raz sam”. Takie myślenie, podobnie jak głos Perfekcjonisty, może skutecznie Cię zablokować i wpływać negatywnie na efektywność Twoją i Twojego zespołu.

Jeśli jesteś „Zosią Samosią” lub menadżerem, który lubi mieć wszystko pod kontrolą, pamiętaj, że za każdym razem, gdy mówisz „sam się tym zajmę”, robisz coś, czego nie musisz. A to „coś” zajmuje konkretną ilość Twojego cennego czasu. Ucz się zarządzać zespołem w sposób efektywny i delegować zadania, odpowiednio dopasowując je do pracownika. Zyskasz czas na zdania, których naprawdę nie możesz delegować, bo wymagają Twojej specyficznej wiedzy i umiejętności. 

5# Za bardzo się stresujesz – czy zarządzanie czasem to też umiejętne zarządzanie stresem?

Co zaprząta Twój umysł? Co nie daje Ci w nocy spać? Martwisz się, stresujesz – to również przekłada się na Twoją efektywność. Wiele badań pokazało, że stres o średnim natężeniu działa na nas mobilizująco i wpływa pozytywnie na efekty, ale jeśli stale się zamartwiasz, czarne myśli odciągają Twoją uwagę od wykonywanych zadań i wysysają energię potrzebną do działania.

Dobrą strategią na poradzenie sobie z niechcianymi myślami i zmartwieniami, jest zapisanie ich w postaci zadania lub celu. „Co mnie martwi” zamień na „co mogę zrobić w tym temacie” i zaplanuj pierwszy krok. Gdy przeniesiesz swoje myśli z głowy na papier, temat będzie „zaopiekowany”, a Twoja podświadomość przestanie Ci o nim ciągle przypominać.

Na Twoją efektywność wpływa o wiele więcej czynników niż Ci się wydaje – nie tylko stosowane techniki i narzędzia mają znaczenie. Równie istotne są Twoje kompetencje związane z asertywnością, inteligencją emocjonalną, kompetencje menadżerskie oraz Twój system przekonań, który może skutecznie ograniczać realizacje planów i osiąganie celów.

Jeśli potrzebujesz wsparcia w rozwijaniu tych kompetencji, sprawdź terminy naszych szkoleń.