Co o tym myślisz?

Myśli, jakie pojawiają się w Twojej głowie tuż przed ważnym spotkaniem są odzwierciedleniem przekonań, które determinują sposób, w jaki będziesz się zachowywać (czyli Twój sukces lub porażkę). By na stałe zmienić zachowania i reakcje, które wpływają niekonstruktywnie na Twoją autoprezentację, musisz zakwestionować swoje dotychczasowe przekonania (tj. „nie nadaję się do wystąpień przed ludźmi”, „jestem za mało interesujący”, „na pewno coś pójdzie nie tak”), uświadamiając sobie, że nie są one przejawem prawdy, a raczej złego nawyku myślowego. W jaki sposób możesz to zrobić?
Przede wszystkim zastanów się i zidentyfikuj przekonania, które powodują spadek Twojej efektywności w obliczu trudnej sytuacji, np. „Na pewno zapomnę czegoś powiedzieć albo się pomylę, zawsze tak jest”. A teraz stań się własnym adwokatem! W walce z danym przekonaniem pomocne mogą być pytania:

• Na jakich dowodach opiera się to przekonanie? Np. jak często zdarzyło Ci się czegoś zapomnieć podczas prezentacji?
• Jakie mogą być alternatywne przyczyny? Np. to, że w przeszłości zapomniałeś czegoś powiedzieć, mogło wynikać z tego, że przed prezentacją nie było czasu na przygotowanie/ padały trudne pytania od uczestników/ pojawiły się problemy techniczne. W ten sposób szukasz obiektywnego wytłumaczenia, zamiast wychodzić z subiektywnego założenia, że to Ty jesteś beznadziejny.
• Jakie są najgorsze implikacje Twojego przekonania? np. nawet jeśli się pomylisz lub zapomnisz czegoś powiedzieć, to nie jest powód do tego, by inni przestali Cię szanować - zawsze możesz obrócić to w żart :)

Gdy już „rozprawisz się” z dotychczasowym osłabiającym przekonaniem, znajdź w jego miejsce takie, które będzie Cię wspierać w działaniach (np. „wielokrotnie przeprowadziłem prezentacje z sukcesem”). Praca na przekonaniach popłaca! Wymaga czasu i Twojego zaangażowania, jednak w efekcie na stałe zmienisz swoje reakcje na bardziej konstruktywne.
 

Nie taki diabeł straszny!

Często źródłem lęku i niepewności są nowe, nieznane nam sytuacje - zazwyczaj wystarczy je poznać, by zredukować odczuwany stres. Odważ się ćwiczyć i próbować! Na początek zacznij od względnie bezpiecznej sytuacji, by koszt ewentualnego błędu był dla Ciebie akceptowalny, np. jeśli masz wystąpić na branżowej konferencji, potrenuj umiejętność prezentacji podczas zebrań zespołu. Warto również wyobrazić sobie to, co może się wydarzyć podczas docelowego wystąpienia oraz przygotować wszystkie alternatywne rozwiązania. W ten sposób zwiększasz swoje poczucie kontroli i wpływu, przy jednoczesnym zmniejszeniu ryzyka, że coś niespodziewanego Cię zaskoczy.  
 

Udawaj, aż sam w to uwierzysz! 

Wydaje Ci się, że wystąpienie przerasta Twoje możliwości, że po prostu nie jesteś tak charyzmatyczny jak inne osoby, więc powinieneś to sobie odpuścić? To znów pułapka negatywnych przekonań… Oprócz zakwestionowania ich na poziomie intelektualnym, warto zaprojektować doświadczenia, które będą dla Ciebie źródłem wspierającej siły. Jeśli nie czujesz się pewnie, spróbuj trochę przed sobą poudawać – zachowuj się tak, jakby wystąpienie było dla Ciebie błahostką, wyobraź sobie że jesteś ekspertem. Zachowując się pewnie, szybko zaczniesz czuć się w ten sam sposób, a wtedy nie będziesz musiał już udawać. Z czasem wejdzie Ci to w nawyk.
 

Jak Ty stoisz?!

Twoje ciało – postawa, mimika, gesty – wpływa na stan Twojego umysłu. Uśmiech jest zazwyczaj objawem naszej radości, ale zależność ta może działać również w drugą stronę – sztucznie wywołany uśmiech już po chwili wprowadza nas w wesoły nastrój. Warto wykorzystać ten mechanizm i wzmocnić swoją pewność siebie przed ważnym wystąpieniem. Pamiętaj o postawie otwartości i dominacji – wyprostowana sylwetka, otwarte dłonie, uniesiony podbródek, podniesione ręce – przyjmij tę pozycję na kilka minut przed rozmową / prezentacją i poczuj się silny. Proste? Wypróbuj ten trik i przekonaj się, że również skuteczne!
 

Więcej o tym, jak język naszego ciała determinuje to, jacy jesteśmy, dowiesz się oglądając niezwykły wykład psycholog Amy Cuddy. Zapraszam! Obejrzyj wykład >>>

 

 

Marek czuł się przybity na samą myśl o jutrzejszej prezentacji, jaką miał przeprowadzić przed kontrahentem. Pewnie dlatego od samego rana chętnie zajmował się zaległą papierologią i jeszcze chętniej zgodził się pomóc Adamowi przy sporządzaniu analiz. Kolegę równie mocno zdziwiła, co ucieszyła ta chęć pomocy, nie potrafił jednak udawać, że nie widzi przygnębienia Marka. Pracowali ze sobą wystarczająco długo, by spytać wprost, co go dręczy.

Marek: Eee, szkoda gadać… mam jutro spotkanie z Klientem, na którym zaprezentuję pomysł na realizację jego kampanii marketingowej. Pewnie znajdzie milion zastrzeżeń i problemów tak abstrakcyjnych, że nie będę w stanie na nie odpowiedzieć. Sam wiesz, że stresują mnie takie wystąpienia - na pewno zacznę się jąkać, dukać i w żaden sposób wtedy nie przekonam go do swojego pomysłu. Sytuacja beznadziejna… gdybym tylko mógł się wymiksować z tego spotkania (PRZEKONANIA NIEWSPIERAJĄCE).

Z takim nastawieniem to rzeczywiście nie skończy się dobrze... – Adam powiedział to takim tonem, jakby miał w zanadrzu lepsze rozwiązanie.

M: Mówisz tak, jakby to ode mnie zależało. Przecież nie mam wpływu na to, że pocę się jak mysz pod miotłą przed Klientem!

A: Ha! Właśnie, że masz!

Sceptyczny wzrok kolegi zachęcił Adama do rozwinięcia wypowiedzi:
Pracujesz w marketingu – na pewno wiesz nie od dziś, że nastawienie determinuje zachowanie. Pamiętasz o mechanizmie samospełniającej się przepowiedni? Jasne, że tak, tylko najtrudniej stosować wiedzę względem samego siebie… - uśmiechnął się porozumiewawczo, podkreślając w ten sposób, że boryka się z podobnym problemem - Jeśli Twoim celem jest przekonanie Klienta do pomysłu kampanii, musisz znaleźć takie przekonania, które pomogą Ci go zrealizować – proste!

 M: Prosto jest doradzać, a gorzej z realizacją… Marek nie wyglądał na pocieszonego.

A: Czy wszystko mam robić za Ciebie? Na początek odrzuć te dołujące myśli, które sprawiają, że denerwujesz się przed jutrzejszym spotkaniem, zmodyfikuj je. Przygotuj sobie takie słowa, które będą stanowić dla Ciebie wsparcie, będziesz mógł je odtworzyć w głowie przed spotkaniem, a także w czasie jego trwania. Jeśli włożyłeś w ten projekt swój czas i zaangażowanie, na pewno uwzględniłeś realne trudności. Nawet jeśli Klient zwróci uwagę na coś, co przeoczyłeś, dzięki swojemu doświadczeniu będziesz w stanie w sposób rzetelny się do tego ustosunkować (WSPIERAJĄCE PRZEKONANIA).    

M: Chodzi Ci o to, że mam sam siebie pocieszać?

 A: Nie chodzi o słowa bez pokrycia, którymi często poprawiamy humor innym, tylko o takie komunikaty, które mają realne zakotwiczenie w Twoich zasobach. Nie zawsze taki dobry kumpel będzie obok, by przypomnieć Ci o Twoich mocnych stronach - sam powinieneś o siebie zadbać. 

Dobra dobra, wracajmy do tych analiz, bo do jutra nie skończymy – ponaglił kolegę Marek. Chociaż głośno nie przyznał Adamowi racji, pomyślał: Rzeczywiście długo siedzę w tym projekcie i rozważyłem dostępne możliwości w każdą stronę. Będę potrafił odpowiedzieć na zastrzeżenia, nawet gdy takie się pojawią (PRZEKONANIE WSPIERAJĄCE)…

 

Często nie jesteśmy świadomi, że sami narzucamy sobie najwięcej barier i ograniczeń w realizacji celów, zarówno tych codziennych, jak i długoterminowych.

Wsłuchaj się przez chwilę w swój wewnętrzny dialog – co sobie pomyślałeś przymierzając się do jakiegoś zadania / gdy byłeś w trakcie jego realizacji / co wtedy, kiedy je zakończyłeś?
Czy w sytuacji błędu lub niepowodzenia jesteś dla siebie surowym (np. „jestem beznadziejny”, „nie nadaję się do tego”) czy wspierającym (np. „dopiero się uczę”, „nieźle mi poszło, jak na pierwszy raz”) sędzią?
Nadmierny krytycyzm wobec samych siebie powoduje, że łatwo rezygnujemy z nowych działań, obawiając się nieprzyjemnych emocji i negatywnych konsekwencji, które zgodnie z naszymi przekonaniami na pewno nastąpią. Oczywiście, z drugiej strony samouwielbienie i brak krytycyzmu również nie służą naszemu rozwojowi. Ważne, by w realistyczny sposób ocenić własne możliwości i wymagać od siebie tyle samo, co od innych.

Gdy już zidentyfikujesz swoje destrukcyjne myśli, zastanów się, z czego wynikają. Zastąp je przekonaniami wspierającymi wyznaczony cel – sięgnij do posiadanych zasobów (własnych możliwości i kompetencji / osób z otoczenia, na których możesz polegać / sprzyjających okoliczności).

Na co dzień nasza uwaga skupia się na brakach, problemach, wadach i niedoskonałościach.
Nastaw się pozytywnie, a oczekiwane efekty będą widoczne szybciej niż myślisz!  

 

Czy słuchacze kiedykolwiek potrafią w sposób aktywny i zaangażowany uczestniczyć w wystąpieniach? Otóż tak! Udaje się to wtedy, gdy:

• Cel jest bliski i wyraźny
• Cel uwzględnia zainteresowania i potrzeby słuchaczy
• Słuchacze biorą udział w planowaniu i podejmowaniu decyzji
• Słuchacze odczuwają satysfakcję
• Mogą realizować własne pomysły
• Istnieją realne szanse na zrealizowanie celu

Jeśli któraś z tych potrzeb nie zostanie zaspokojona, to mamy sporą szansę na doświadczenie kłopotliwych zachowań ze strony słuchaczy. Czego się spodziewać? Jak sobie radzić?

Uczestnik cichy/ nieśmiały

Może mieć problemy z zabraniem głosu, nie wyraża swoich myśli.
Bez paniki:

• Daj mu czas na oswojenie się z sytuacją, zdobycie pewności siebie.
• Okazuj akceptację i doceniaj go, kiedy tylko masz okazję.
• Kieruj pytania bezpośrednio do niego, poproś o komentarz w jakiejś kwestii.

Uwaga! W trudniejszych przypadkach osoba, którą próbujemy zaktywizować, może się zblokować. Jeśli zauważymy znaczny opór z jej strony, najlepszym wyjściem może być akceptacja jego milczenia.
 

Uczestnik gadatliwy i dominujący

Może przyćmić inne osoby i wybijać prowadzącego z rytmu.
Bez paniki:

• Możesz taktownie interweniować, by ograniczyć czas jego wypowiedzi, np. „Mam wrażenie, że ten temat się przejadł...”, „Do czego zmierzasz?”.
• Żeby nie prowokować kolejnych wypowiedzi, unikaj kontaktu wzrokowego, ignoruj jego chęć zabrania głosu.

Uwaga! Warto na początku wystąpienia ustanowić z grupą punkt kontraktu, zgodnie z którym masz prawo przerwać osobie, która sprowadza rozmowę „na manowce”.
 

Uczestnik niechętny/ znudzony

Spóźnia się, niechętnie zabiera głos, zajmuje się innymi sprawami podczas spotkania.
Bez paniki:

• Postaraj się go zaktywizować - zadając pytania, prosząc o komentarz.
• Możesz zaproponować krótką przerwę. Zazwyczaj uczestnicy zyskują trochę energii, gdy mogą „rozprostować nogi” czy napić się kawy.
   

Uczestnik wszystkowiedzący

Podważa nasze słowa i autorytet, zawsze wie lepiej.
Bez paniki:

• Możesz skorzystać z jego wiedzy i doświadczenia, kierując do niego pytania. W ten sposób docenisz go, co spowoduje, że stanie się mniej ingerujący. Pilnuj jednak, by nie zdominował Twojego wystąpienia.
   

Wesołek grupowy

Za pomocą żartów i docinek rozluźnia ramy spotkania i dekoncentruje inne osoby.
Bez paniki:

• Jeżeli żarty nie ingerują istotnie w przebieg prezentacji, najlepiej ignorować taką osobę, licząc na to, że brak poklasku ją zniechęci.
• Gdy widzisz, że uczestnik się „rozkręca”, najlepiej poprosić go na bok, powiedzieć o swoich oczekiwaniach w stosunku do niego i zapytać o jego potrzeby.  

 

Firma Marcina zajmuje się pozyskiwaniem energii ze źródeł odnawialnych. Zwłaszcza w ostatnich latach, gdy świat stał się bardziej „eko”, dobrze im się wiedzie. Sam Marcin jest „mózgiem” każdego projektu – bystry, pomysłowy, utalentowany, urodzony Inżynier, a przy tym… okropny mówca. Właściwie to sam Marcin ciągle powtarza, że się do tego nie nadaje i nie chce się skompromitować (PRZEKONANIE), dlatego zawsze odmawia wystąpień (DECYZJA) i prosi innych, by przedstawili prezentację (ZACHOWANIE). Wie, że kiedyś będzie musiał wystąpić i że nawet jeśli się przejęzyczy albo pomyli, to przecież widownia go nie wyśmieje. Tak przynajmniej powtarzają mu wszyscy dookoła (WIEDZA). Jednak do tej pory każda prezentacja nie szła po jego myśli... Gdy mówił, ludzie „dziwnie” się na niego patrzyli, wyglądali na znudzonych, nie zadawali pytań (co oczywiście według Marcina znaczyło, że nie zrozumieli ani jednego słowa, które wypowiedział) albo zadawali ich „zbyt dużo” (DOŚWIADCZENIE zniekształcone przez przekonania).

Zbliżał się termin Międzynarodowego Kongresu Energetycznego, a szef Marcina poprosił, by ten osobiście przedstawił na nim plan działania na najbliższy rok, bo najlepiej będzie potrafił wyjaśnić wszystkie merytoryczne niuanse. Marcin poczuł, jak ogromny lęk zaciska mu gardło (UCZUCIA). Już miał szukać wymówki...ale zamiast tego zgodził się (miał również problem z asertywnością). Przez najbliższy miesiąc rodzina i znajomi stali się widownią Marcina. Pracował nad każdym zdaniem, odpowiednimi dowcipami, mową ciała (PRZYGOTOWANIE). Z czasem z coraz mniejszym lękiem myślał o wystąpieniu na Kongresie.

Gdy nadszedł długo wyczekiwany moment i Marcin w napięciu czekał z innymi prelegentami na swoją kolej, konferansjer wywołał go przekręcając niezręcznie jego nazwisko… Marcin zesztywniał… starał się obrócić tę pomyłkę w dobry żart i… udało mu się! Sala wybuchła szczerym śmiechem, a Marcin razem z nimi. To doświadczenie pomogło mu zmienić tkwiące w nim ograniczające przekonanie dotyczące wystąpień. 

A Ty, co możesz zrobić, by zmniejszyć lęk odczuwany na myśl o prezentacji?

 

Co o tym myślisz?

Myśli, jakie pojawiają się w Twojej głowie tuż przed ważnym spotkaniem są odzwierciedleniem przekonań, które determinują sposób, w jaki będziesz się zachowywać (czyli Twój sukces lub porażkę). By na stałe zmienić zachowania i reakcje, które wpływają niekonstruktywnie na Twoją autoprezentację, musisz zakwestionować swoje dotychczasowe przekonania (tj. „nie nadaję się do wystąpień przed ludźmi”, „jestem za mało interesujący”, „na pewno coś pójdzie nie tak”), uświadamiając sobie, że nie są one przejawem prawdy, a raczej złego nawyku myślowego. W jaki sposób możesz to zrobić?
Przede wszystkim zastanów się i zidentyfikuj przekonania, które powodują spadek Twojej efektywności w obliczu trudnej sytuacji, np. „Na pewno zapomnę czegoś powiedzieć albo się pomylę, zawsze tak jest”. A teraz stań się własnym adwokatem! W walce z danym przekonaniem pomocne mogą być pytania:

• Na jakich dowodach opiera się to przekonanie? Np. jak często zdarzyło Ci się czegoś zapomnieć podczas prezentacji?
• Jakie mogą być alternatywne przyczyny? Np. to, że w przeszłości zapomniałeś czegoś powiedzieć, mogło wynikać z tego, że przed prezentacją nie było czasu na przygotowanie/ padały trudne pytania od uczestników/ pojawiły się problemy techniczne. W ten sposób szukasz obiektywnego wytłumaczenia, zamiast wychodzić z subiektywnego założenia, że to Ty jesteś beznadziejny.
• Jakie są najgorsze implikacje Twojego przekonania? np. nawet jeśli się pomylisz lub zapomnisz czegoś powiedzieć, to nie jest powód do tego, by inni przestali Cię szanować - zawsze możesz obrócić to w żart :)

Gdy już „rozprawisz się” z dotychczasowym osłabiającym przekonaniem, znajdź w jego miejsce takie, które będzie Cię wspierać w działaniach (np. „wielokrotnie przeprowadziłem prezentacje z sukcesem”). Praca na przekonaniach popłaca! Wymaga czasu i Twojego zaangażowania, jednak w efekcie na stałe zmienisz swoje reakcje na bardziej konstruktywne.
 

Nie taki diabeł straszny!

Często źródłem lęku i niepewności są nowe, nieznane nam sytuacje - zazwyczaj wystarczy je poznać, by zredukować odczuwany stres. Odważ się ćwiczyć i próbować! Na początek zacznij od względnie bezpiecznej sytuacji, by koszt ewentualnego błędu był dla Ciebie akceptowalny, np. jeśli masz wystąpić na branżowej konferencji, potrenuj umiejętność prezentacji podczas zebrań zespołu. Warto również wyobrazić sobie to, co może się wydarzyć podczas docelowego wystąpienia oraz przygotować wszystkie alternatywne rozwiązania. W ten sposób zwiększasz swoje poczucie kontroli i wpływu, przy jednoczesnym zmniejszeniu ryzyka, że coś niespodziewanego Cię zaskoczy.  
 

Udawaj, aż sam w to uwierzysz! 

Wydaje Ci się, że wystąpienie przerasta Twoje możliwości, że po prostu nie jesteś tak charyzmatyczny jak inne osoby, więc powinieneś to sobie odpuścić? To znów pułapka negatywnych przekonań… Oprócz zakwestionowania ich na poziomie intelektualnym, warto zaprojektować doświadczenia, które będą dla Ciebie źródłem wspierającej siły. Jeśli nie czujesz się pewnie, spróbuj trochę przed sobą poudawać – zachowuj się tak, jakby wystąpienie było dla Ciebie błahostką, wyobraź sobie że jesteś ekspertem. Zachowując się pewnie, szybko zaczniesz czuć się w ten sam sposób, a wtedy nie będziesz musiał już udawać. Z czasem wejdzie Ci to w nawyk.
 

Jak Ty stoisz?!

Twoje ciało – postawa, mimika, gesty – wpływa na stan Twojego umysłu. Uśmiech jest zazwyczaj objawem naszej radości, ale zależność ta może działać również w drugą stronę – sztucznie wywołany uśmiech już po chwili wprowadza nas w wesoły nastrój. Warto wykorzystać ten mechanizm i wzmocnić swoją pewność siebie przed ważnym wystąpieniem. Pamiętaj o postawie otwartości i dominacji – wyprostowana sylwetka, otwarte dłonie, uniesiony podbródek, podniesione ręce – przyjmij tę pozycję na kilka minut przed rozmową / prezentacją i poczuj się silny. Proste? Wypróbuj ten trik i przekonaj się, że również skuteczne!
 

Więcej o tym, jak język naszego ciała determinuje to, jacy jesteśmy, dowiesz się oglądając niezwykły wykład psycholog Amy Cuddy. Zapraszam! Obejrzyj wykład >>>

 

 

Jacek jest w firmie odpowiedzialny za proces wdrażania nowych produktów na rynek. Ze względu na dużą konkurencję w branży spożywczej pomysły na wprowadzenie produktu muszą być dokładnie przemyślane i niezwykle oryginalne, by mogły odnieść sukces. Od miesiąca Jacek głowił się nad kampanią nowego jogurtu, jeszcze zdrowszego i smaczniejszego od tych, dostępnych obecnie na rynku. Dziś, podczas krótkiej prezentacji przed zarządem musi zyskać aprobatę dla swojego pomysłu. Widok otwartych laptopów, znudzonych twarzy i brzęczących telefonów w salce konferencyjnej nastroił Jacka dość pesymistycznie. Postanowił jednak się nie poddawać - przybrał pozę pewnego siebie i rozpoczął z impetem – od analiz rynku, wywiadów z grupami fokusowymi, aktualnych trendów...

Panie Jacku Drogi, kolejny raz pławimy się w rozbudowanych metodach badawczych, a efektów – jak nie ma, tak nie ma. Przerost formy nad treścią… Czemu mamy ekscytować się kampanią nowego produktu, skoro założenia wyjściowe nie różnią się niczym od poprzednich (OBIEKCJE UCZESTNIKA)? Przewodniczący zarządu przerwał prezentację Jacka swoim komentarzem.

Jacek: Hmm, słusznie Pan zauważył, że dotychczasowe kampanie nieznacznie różniły się między sobą (DOCENIENIE EGO UCZESTNIKA). Czy sądzi Pan, że  przy planowaniu nowej kampanii, nie powinniśmy brać pod uwagę dotychczasowych badań rynku? Proszę rozwinąć swoją myśl (ZROZUMIENIE, O CO CHODZI UCZESTNIKOWI).

Przewodniczący: Właśnie tak. Skoro teren ostatnio się nie sprawdził, to według mnie nie ma sensu budować na nim kolejnego domu – mówiąc metaforycznie rzecz jasna.

Jacek: A na czym chciałby Pan oprzeć plan kampanii?

Przewodniczący: Myślę, że moglibyśmy pójść w ślady rynków zachodnich i wprowadzać to, co u nich odniosło już sukces. Konsumenci lubią nowości...

Jacek: Rozumiem, że można się nie zgadzać z tymi założeniami (PARAFRAZA). Z drugiej strony musimy oprzeć na czymś plan naszej kampanii, a wyniki badań i analiz grupy docelowej wydają się być najrzetelniejszą podstawą. Zróżnicowanie społeczeństwa, jego potrzeb i stylu życia może spowodować, że to, co przyjęło się na rynku zachodnim, w naszym kraju nie odniesie sukcesu (POKAZANIE WŁASNEJ PERSPEKTYWY). Może być tak, że to nie podłoże, ale materiał z którego zbudujemy dom ma kluczowe znaczenie. Proszę poczekać do końca prezentacji, a zapoznam Panów z pomysłami na ulepszoną konstrukcję kampanii…

Parafraza i pokazanie własnej perspektywy stanowią elementy, za pomocą których w dyplomatyczny sposób możesz ODNIEŚĆ SIĘ do krytycznej wypowiedzi uczestnika.

 

Pamiętaj o tych 3 istotnych krokach!

1. Zadbaj o ego

Uczestnik, który wypowiada się krytycznie, domaga się naszej uwagi. Znajdź w jego słowach coś, do czego możesz odnieść się pozytywnie, np.:

• „bystra uwaga”
• „celne pytanie”
• „odważny komentarz”.

Chwila namysłu, czy odgłos „mhmm” również stanowią pozawerbalny komplement dla wypowiedzi uczestnika. Ważne, żebyś robił to SZCZERZE i niezbyt często, inaczej zabrzmisz w sposób nienaturalny i wymuszony.   

2. Okaż zrozumienie

Zadaj otwarte pytanie, które nakłoni uczestnika do przedstawienia meritum swojej wypowiedzi, np.:

• „Co masz na myśli?”
• „Do czego zmierzasz?”

Jeśli uczestnik jest jednocześnie gadatliwy i dominujący, bezpieczniejsze może okazać się pytanie zamknięte, tj. „czy uważasz, że jest to dobry pomysł?”, które nie sprowokuje rozległej wypowiedzi.

3. Odnieś się

Warto za pomocą parafrazy pokazać uczestnikowi, że akceptujemy jego punkt widzenia, np.:

• „rozumiem, że nie zgadzasz się z tym..”.

Następnie, w niezagrażający sposób pokazujemy naszą perspektywę, tj.:

• „jest też tak, że…”
• „z drugiej strony…”.

Przed Piotrem kolejne spotkanie zespołu, które wszyscy zwykli nazywać „pogadanką”. Jako lider musiał co jakiś czas przypominać pracownikom o obowiązujących w firmie standardach oraz omówić aktualną sytuację na rynku. Przeważnie prezentował mało interesujące dane, a większość z obecnych przysypiała. Szczerze mówiąc, on sam miał już tego dosyć… Postanowił, że tym razem zacznie inaczej. By zaangażować zespół, otworzył spotkanie od pokazania korzyści, jakie z niego wyniosą.

Piotr: Każdy z nas chciałby osiągać jak najlepsze wyniki, nakładem jak najmniejszych kosztów (POTRZEBA). Dzięki znajomości standardów staje się to możliwe (KORZYŚĆ)…

Piotrowi nie udało się kontynuować myśli, gdyż z sali dobiegł głos Kamila – znanego wesołka grupowego: przecież wiemy, że czeka nas ta sama pogadanka jak co kwartał, bardziej motywująco zadziałałaby jakaś premia… dopiero, by wyniki podskoczyły.

Komentarz rozbawił pozostałych członków zespołu, przez co Piotr poczuł się wybity z rytmu. Nieco speszony, nie chcąc narażać się na kolejne uwagi, postanowił wrócić do znanego schematu spotkania. Efekt wydawał się być jednak odwrotny – po kilku minutach Kamil zaczął sypać kolejnymi uwagami i żartami, a entuzjastyczna reakcja kolegów zachęcała go do kontynuacji. Spotkanie zaczęło coraz bardziej przybierać towarzyski charakter. Zniechęcony Piotr ogłosił 10 minutową przerwę, mając nadzieję, że kubek kawy przywróci mu charyzmę i nastawienie, z którym zaczynał spotkanie.

Natknął się na Kamila i postanowił przywołać go trochę do porządku - nudna tematyka to jedno, ale chłopak rozbijał koncentrację całej grupie… Z drugiej strony, nie chciał w trakcie spotkania wdać się z nim w kłótnię czy inną słowną przepychankę, co niekorzystnie wpłynęłoby na jego wizerunek w oczach pozostałych pracowników. By wyjść z sytuacji z twarzą, sformułował zdanie z pozycji partnera, a nie przełożonego:
Wiesz Kamil, lubię Twoje poczucie humoru, które rozluźnia atmosferę w codziennej pracy (DOCENIENIE)… - w ostatniej chwili powstrzymał się przed użyciem słowa „ale”. Podczas zebrania opowiadasz innym żarty (FAKTY), przez co nie mogę się skoncentrować na prowadzeniu prezentacji (ODCZUCIA). Chciałbym, żebyś nie żartował więcej… - Piotr słysząc własne słowa, szybko się poprawił - to znaczy, żebyś na czas spotkania zaprzestał komentarzy niezwiązanych z poruszaną przeze mnie tematyką (OCZEKIWANIA). Czy jest coś, co ja mogę dla Ciebie zrobić?

Kamil: To znaczy, wszyscy dobrze znamy tę tematykę, nie raz mieliśmy podobne spotkanie i jakoś nie widać rezultatów…

Piotr: Do czego zmierzasz (ZROZUMIENIE)?

K: Do tego, że to jest nudny temat… więc i bez moich komentarzy większość osób na sali nie kontaktuje.

P: Ok., rozumiem, że uważasz tę tematykę za mało ciekawą, z drugiej strony to ważne z punktu widzenia sukcesu organizacji, byśmy pamiętali o obowiązujących standardach (ODNIESIENIE SIĘ).

K: No tak..tylko myślę, że gdybyśmy widzieli z tego jakąś korzyść dla nas, łatwiej byłoby nam się zaangażować… 

Piotr już chciał tłumaczyć Kamilowi, że przecież od tego zaczął spotkanie i gdyby ten mu nie przerwał… Powinienem był po prostu trzymać się początkowej koncepcji. Plan był dobry, wystarczy więc, że wrócę do jego realizacji! – z tą myślą zwołał wszystkich z powrotem do sali. Rzeczywiście, ta przerwa na kawę miała na Piotra zbawienny wpływ!

 

Dobór słów, sposób mówienia, mowa ciała, struktura treści zwiększają prawdopodobieństwo, że wzbudzisz i utrzymasz zainteresowanie publiczności. Na dobry początek warto pokazać korzyść wynikającą z przekazywanych przez Ciebie treści.

Tzw. „trudne” zachowania słuchaczy wynikają przeważnie z niezaspokojenia jakieś potrzeby, obiekcji związanych z sytuacją Twojego wystąpienia. Możesz spotkać się z wycofaniem i ignorowaniem lub wręcz przeciwnie – dominacją i ingerencją w Twoje wystąpienie. Świadomość, że zachowania te (w większości przypadków) nie są wymierzone przeciwko Tobie, a wynikają z jakiejś potrzeby słuchacza, pomoże Ci zachować spokój.
Nie dopuść do momentu, w którym „niezadowolony” słuchacz rozbije Twoją prezentację. Jeśli jego zachowanie nie wyciszy się samo, możesz zrobić krótką przerwę, podczas której przedstawisz mu „na stronie” swoje oczekiwania i dopytasz o jego potrzeby.
Dominujący, gadatliwi uczestnicy często domagają się zainteresowania i uwagi innych. Skuteczniejszą strategią w tym przypadku może być docenienie, okazanie zrozumienia i odniesienie się do komentarza na forum.    

Powodzenia!

W jednym miejscu zebraliśmy uniwersalne zasady profesjonalnej prezentacji:

1. TY:

• Przedstaw się strojem i słowami – zaprezentuj się jako osoba kompetentna, pozwól sobie na elegancję w ubiorze i w kilku słowach przedstaw swoją sylwetkę zawodową.
• Opanuj stres – skorzystaj z doraźnych technik rozluźniających, znajdź przekonania, które pomogą Ci zmniejszyć stres.
• Trzymaj stopy mocno na ziemi – kontroluj swoje ruchy, nie pozwól, żeby zdradzały niepewność, napięcie czy arogancję. Inni nie dostrzegą Twojego stresu, póki im na to nie pozwolisz.
• Nie trać głosu - sposób, w jaki akcentujesz prezentowane treści, może wzbudzić zainteresowanie słuchaczy lub kompletnie ich zanudzić. Pamiętaj o pauzach, które budują napięcie i zaangażowanie.
• Uważaj na słowa – unikaj sformułowań: „muszę”/ „pozwolę sobie”/ „pozwólcie”, które osłabiają Twój autorytet. Jeśli chcesz napić się wody – po prostu to zrób! Spójniki: ALE/ TYLKO/ NATOMIAST/ ACZKOLWIEK przekreślają wcześniejszą część wypowiedzi. Zastąp je słowem: I/ DLATEGO/ WIĘC lub po prostu postaw kropkę.
• Wrzuć na luz – sztywne dopasowywanie się do reguł sprawi, że równie sztywno się zaprezentujesz. Znajdź własny styl, w którym jest miejsce na spontaniczność i nie bój się humoru, który odpowiednio wyważony zawsze jest na miejscu.

2. INNI:

• Wybiegaj myślą - wyprzedź możliwe trudne sytuacje, zawierając kontrakt z osobami obecnymi na sali. Poproś np. o wyłączenie telefonów, komputerów, zadawanie pytań na końcu prezentacji.
  Uwaga! W przypadku dużej ilości osób zawieranie kontraktu traci sens. Jeśli występujesz przed osobami na wysokim stanowisku, bezpieczniej jest spytać, czy sami widzą potrzebę zadbania o coś podczas Twojej prezentacji.
• Nie daj się - nie pozwól, by trudne zachowania niektórych uczestników wytrąciły Cię z równowagi. Reaguj w sposób opanowany i adekwatny.

3. FLIPCHART:

• Stój z boku, gdy piszesz na tablicy - tak, by nie zasłaniać swoim słuchaczom.
• Pisz wyraźnie, najlepiej drukowanymi literami.
• Nie pisz w tym samym czasie, kiedy mówisz o czymś innym - publiczność może zgubić wątek.
• Zapisuj tytuł na każdej ze stron flipcharta – słuchacze będą mogli upewnić się, w jakim momencie prezentacji teraz jesteś.

4. PowerPoint:

• Prezentacja komputerowa ma być tylko dodatkiem do Twojego wystąpienia.
• Pamiętaj o tytule i agendzie prezentacji.
• Korzystaj z widoku prezentera.
• Wygaszaj prezentację w momentach, gdy nie skupiasz na niej uwagi słuchaczy.
• Im mniej tym więcej – umieszczaj na slajdach hasłowo najważniejsze informacje, które nie pokrywają się z tym, co będziesz mówił. Jeśli konieczne jest wstawienie tabeli, wprowadź ją na slajd stopniowo, za pomocą animacji, kolejno tłumacząc słuchaczom każdy z elementów.
• Sprawdź teren – pamiętaj, żeby z odpowiednim wyprzedzeniem poznać miejsce, w którym będziesz występować. Sposób, w jaki rozmieszczone są sprzęty w sali, będzie determinował swobodę Twoich ruchów. Warto też przyjść min. 30 min. przed prezentacją, by podłączyć sprzęt, rozłożyć materiały i poczuć się swobodnie.
   

Niezależnie od tego, jak długo przygotowywałeś się do prezentacji, zawsze może zdarzyć się coś, co Cię zaskoczy i wybije z rytmu. Zarówno wtedy, gdy chodzi o popsuty komputer, jak i o krytycznego uczestnika - czas jest Twoim sprzymierzeńcem. Poproś o chwilę do namysłu lub zrób przerwę, by zebrać myśli!

 

Wszystkie części wystąpienia powinny być dokładnie przemyślane. Profesjonalny prezenter nie pozwala sobie na chaos czy nieprzygotowanie, dobrze zna zasadę 3P:

• Powiedz, o czym powiesz (wprowadzenie)
• Powiedz, co chciałeś powiedzieć (rozwinięcie)
• Powiedz, o czym powiedziałeś (zakończenie)

Ponieważ chcesz zostać rekinem wśród prezenterów, potrzebne jest Ci coś więcej - zaawansowany model:

1. GŁOWA – zarzuć wędkę.

Wstęp Twojej prezentacji musi zaciekawić odbiorców, spowodować, że będą chcieli usłyszeć ciąg dalszy. Takiego efektu nie uzyskasz za pomocą klasycznie rozumianego wstępu, w którym opowiadasz, o treściach, które zaprezentujesz. Twoi słuchacze, tak jak rekiny, nie połkną byle czego. Bądź oryginalny:

• Odwołaj się do własnego doświadczenia
• Odważ się na humor
• Umniejszaj wagę tego, co chcesz powiedzieć, np. „to nic wielkiego” / „pewnie każdy z was o tym wie”.
   

2. KORPUS - co masz w środku?

Przekazując właściwe treści, cały czas pamiętaj o ich atrakcyjnej formie i „lekkostrawności”. Zarówno struktura, jak i Twój sposób mówienia powinny ułatwiać odbiór słuchaczom:

• Mowa ciała: ważne, by odbierano Cię jako pewnego siebie i kontrolującego sytuację. Stój na ziemi całymi stopami, nie zasłaniaj się pulpitem czy materiałami, kontroluj swoje gesty i pamiętaj, że inni nie widzą Twojego stresu!
• Modulacja głosu: słowa odpowiednio przez nas zaakcentowane, nabierają nowego znaczenia. Podkreślając to, co ważne możesz kierować uwagą słuchaczy. Nie zapominaj też o pauzach! Nie tylko dają słuchaczom czas na organizację treści, ale również budują napięcie. 
• Struktura: wyróżnij 3-4 główne moduły w swojej prezentacji, które dotyczą ważnych zagadnień. Każdy taki moduł jest niczym samodzielna ryba w naszym rekinie - powinien posiadać Wstęp, Rozwinięcie i Zakończenie. Prezenter prowadzi swoich odbiorców „za rękę”, dlatego przechodząc między kolejnymi modułami korzystaj z logicznych „mostów”, które łączą je w spójną całość.
• Zabiegi  retoryczne: równie ważne jak to, co powiesz jest sposób, w jaki to zrobisz. Korzystaj z rozmaitych środków i zdobądź uwagę słuchaczy:

Metafora: „Tysiąc marzeń w jednej kieszeni”
Antyteza: „Stworzyliśmy coś wspaniałego. Dziś to już nie wystarcza. Dlatego stworzyliśmy coś jeszcze lepszego”
Zaprzeczenia: „To nie jest odtwarzacz”
Powtórzenia: optymalnie 3
Pytania retoryczne: „Czy to jest w naszym interesie?”
Odwoływanie się do uczuć i wartości: „Każdy ma kogoś bliskiego, osobę o którą się troszczy…”
Call to action (C2A): „dołącz”, „zrób coś”, „zmień”
Hiperbola (wyolbrzymienie): „To będzie historyczny krok..”
Story telling: historia, która niesie za sobą przesłanie
 

3. OGON – jak to skończysz?

Zgodnie z efektem świeżości informacje, które przedstawisz, jako ostatnie silniej oddziałują na odbiorców. Korzystając z tej prawidłowości, zaprezentuj treści, które wywołają zmianę. Niech to będzie skondensowany przekaz, z którym chcesz zostawić słuchaczy, coś, co być może zapamiętają jako jedyne.

 

NIezależnie od modelu wystąpienia głos jest Twoim najpotężniejszym narzędziem - może spowodować, że osiągniesz sukces lub porażkę. Jakich grzechów powinieneś się wystrzegać i co zrobić, by Cię słuchano? Odpowiedzi zna ekspert Julian Treasure. Objerzyj jego krótkie wystąpienie >>>

1) Cel spotkania

Jeszcze przed przygotowaniem wystąpienia wypisz na kartce w punktach:

• Co jest celem Twojego wystąpienia?
• Z czym chcesz zostawić swoich słuchaczy?
• Jaką korzyść wyniosą z tego spotkania?

Za każdym razem, gdy zgubisz się w swojej wypowiedzi, za bardzo zagłębisz się w merytorycznych meandrach czy też zostaniesz wybity z rytmu przez zachowanie uczestników, te punkty niczym kierunkowskazy pomogą wrócić Ci na główną drogę Twojej prezentacji.
 

2) Forma

Pamiętaj, że równie ważna co sama treść, jest forma jej przekazu. Jeśli prowadzisz wykład musisz liczyć się z tym, że słuchacze niewiele z niego zapamiętają... Każdy prezenter marzy o tym, by jego wystąpienie zapadło w pamięć. Zamiast pozostawać w strefie myślenia życzeniowego, weź prezentację w swoje ręce i zadbaj o jej mulitisensoryczność – tak, by angażowała możliwie najwięcej zmysłów słuchaczy. W ten sposób zwiększysz szansę na zapamiętanie przekazywanych treści!

ILE LUDZIE ZAPAMIĘTUJĄ?

 

3) Publiczność

Nie powinniśmy zapominać, że słuchacz słuchaczowi nie równy. Każdy w inny sposób odbiera, przetwarza i wykorzystuje przekazywane treści. Często nie sposób dogodzić wszystkim, jednak przy tworzeniu wystąpienia, warto wziąć po uwagę 4 główne typy uczestników, z którymi możemy mieć do czynienia:

• Empirycy: doświadczają „tu i teraz”, preferują wykonywanie czynności, wchodzenie w nowe doświadczenia; cenią odwołania do własnych doświadczeń życiowych.
• Analitycy: rozważają to, co zaobserwowali; potrzebują czasu na przemyślenie treści i porównanie ich z dotychczas posiadaną wiedzą; wsłuchują się w zdania innych, zanim zabiorą głos.
• Teoretycy: mają „słabość” do definicji, modeli, założeń; dążą do uporządkowania danych w sensowny schemat; potrzebują informacji o źródłach i przyczynach.
• Pragmatycy: wyłapują z treści to, co mogą przełożyć na praktykę; lubią wdrażać nowe koncepcje czy techniki; cenią sobie wiedzę „z pierwszej ręki”.
   

4) Emocje

Sytuacja prezentacji dla wielu osób wiąże się poczuciem niepewności, niepokoju, ekscytacji czy wstydu. Jeśli podczas wystąpienia nie będziesz potrafił opanować emocji, jest wysoce prawdopodobne, że nie zdołasz również przedstawić tego, co chcesz, w sposób, w jaki chcesz. Kiedy uczestnicy odczują, że nie jesteś przekonany do swoich słów, zwyczajnie nie będą mieli ochoty dalej Cię słuchać. Jak opanować stres? Możesz to zrobić za pomocą zachowań i przekonań.
Techniki na poziomie zachowań działają szybko, ale doraźnie i tylko do pewnego stopnia:

• Technika aktorska: kijek bambusowy / patyczek/ długopis  włożony w usta zmusza nas do uśmiechu. W jego wyniku, impuls z nerwów twarzy dociera do naszego mózgu i wzbudza optymistyczną emocję.
• Trening autogenny: technika relaksacji, w której za pomocą autosugestii wprowadzamy się w stan wewnętrznej medytacji (możliwa do zastosowania, np. w dzień poprzedzający prezentację).
• Zakotwiczenie: technika neurolingwistycznego programowania, polega na skojarzeniu bodźca z pożądanym stanem emocjonalnym, na zasadzie odruchu warunkowego (wymaga wcześniejszego wykonania, tak by podczas prezentacji „odpalić” tylko kotwicę).

Długotrwałe efekty może przynieść tylko działanie na poziomie własnych przekonań, które od lat kształtują docierające do nas informacje i doświadczenia. Nie jest to łatwa praca, a na widoczne rezultaty prawdopodobnie będziesz musiał poczekać – jednak warto podjąć to wyzwanie! Często Ty sam jesteś dla siebie najsurowszym sędzią i jedyną barierą w osiągnięciu sukcesu. Warto wsłuchać się w swój wewnętrzny dialog i zmienić to, co Cię hamuje. Odważysz się tylko wtedy, gdy będziesz gotowy na stratę, a może nawet znajdziesz w niej jakąś korzyść.
Przygotuj sobie w myślach / na kartce przekonania, które będą wspierać Cię w osiągnięciu wyznaczonego celu i pomogą Ci zmniejszyć stres związany z wystąpieniem, np.:

• „nigdy więcej ich nie zobaczę”
• „niezależnie od tego co zrobię i tak pomyślą sobie to, co chcą” 
• „niezależnie od przebiegu wystąpienia jestem kompetentną i wartościową osobą”.

 

 

Emocje stanowią ważny aspekt naszego codziennego życia. Od sposobu, w jaki nimi zarządzamy zależy nasza motywacja i kierunek działania, dlatego w większym zakresie koncentrujemy się na tym obszarze podczas szkolenia Inteligencja emocjonalna: zarządzenie emocjami i stresem.