Niektórzy odwołują się do tradycyjnej już hierarchii potrzeb Maslowa, inni organizują pracę w taki sposób, by była dla pracowników atrakcyjniejsza. Mimo włożonych wysiłków może się okazać, że pracownik reaguje niechętnie na wizję zwiększonej odpowiedzialności lub przy najniższej pensji pracował efektywniej. 

Istnieje tylko jeden skuteczny motywator – odpowiadający indywidualnym potrzebom konkretnego pracownika!

Za pomocą jakiego narzędzia możesz go sprecyzować? Najtańszego, a zarazem dla wielu liderów zbyt angażującego, by po niego sięgnąć – rozmowy, podczas której zbadasz potrzeby pracownika. Przekonaj się, o ile łatwiej jest dążyć do celu znając konkretne miejsce przeznaczenia.

 

  1. INTENCJA i CEL

Sposób, w jaki rozpoczniesz rozmowę będzie miał duże znaczenie dla atmosfery, w jakiej ona przebiegnie. Pamiętaj,  że dla pracownika rozmowa z przełożonym, liderem wiąże się z pewnym stresem, a często ma konotacje negatywne (tj. niekonstruktywna krytyka, zwolnienie, niechciane zadania). Zadbaj o to, by od początku wiedział, w jakim celu się spotkaliście i czuł otwarty, bezpieczny klimat spotkania, np.:

            Zależy mi, na jak najlepszej współpracy między nami (INTENCJA), dlatego chciałbym porozmawiać o Twoich potrzebach i oczekiwaniach względem firmy (CEL).

 

  1. PROBLEM

Zacznij od poznania problemu pracownika z poziomu sytuacji. Dowiedz się, jak z jego punktu widzenia wygląda rzeczywistość, co powoduje u niego spadek motywacji / mniejszą efektywność / niewspierające nastawienie. Wystrzegaj się ocen i interpretacji, tj. „chyba już nie zależy Ci na pracy…”. Możesz odwołać się do faktów, zachowań, które zauważyłeś i podkreślać subiektywizm wypowiedzi, gdy mówisz o własnych spostrzeżeniach („wydaje mi się, że…”, „odnoszę wrażenie, że…”), np.:

            Mam wrażenie, że ostatnio z mniejszym zapałem podchodzisz do realizacji zadań…

            Zauważyłem, że trzeci raz w tym miesiącu zostałeś w biurze po godzinach…

 

  1. POTRZEBA: Jak chciałbyś żeby było?  

Bardzo łatwo jest zatrzymać się na poziomie problemu, co uniemożliwia wygenerowanie konstruktywnych rozwiązań. Chociaż pracownikowi dużo łatwiej jest powiedzieć, czego nie chce (np. „nie chcę dłużej zajmować się sprawami, które mogą zrobić osoby z mniejszym stażem i kompetencjami”) powinieneś dążyć do tego, by wyraził swoją potrzebę pozytywnie, np. „chciałbym otrzymywać odpowiedzialniejsze zadania”.

 

  1. WARTOŚĆ, PRZEKONANIE: Z czego to wynika?

Za wyrażoną potrzebą stoją konkretne wartości i przekonania pracownika. Często sami nie zastanawiamy się nad tym poziomem naszego funkcjonowania, a  to on determinuje nasze decyzje i zachowania. Pracownik początkowo może być zaskoczony Twoim pytaniem - bądź cierpliwy, daj mu czas do namysłu. Informacja o tym, co jest dla niego ważne i w jaki sposób postrzega świat poszerza perspektywę możliwych środków motywacyjnych, np.:

            Szef: Z czego to wynika, że chcesz otrzymywać odpowiedzialniejsze zadania?

            Pracownik: Miałbym wtedy poczucie, że firma ma do mnie zaufanie i docenia moje kompetencje. 

 

  1. RETROSPEKCJA i FANTAZJA: W jakiej sytuacji tak się czułeś? W jakiej sytuacji  tak byś się czuł?

Za pomocą retrospekcji pracownik odwołuje się do minionych już wydarzeń, opisuje sytuację, w której czuł się w pożądany sposób, dzięki czemu otrzymujemy przykład działań, które miały na niego motywujący wpływ, np.:

            Sz: Czy możesz opisać sytuację, w której czułeś docenienie i zaufanie do Twoich kompetencji?

            P: Na przykład wtedy, gdy od początku do końca sam przygotowałem prezentację na spotkanie z zarządem.

Jeśli pracownik nie potrafi przywołać przykładu z przeszłości, warto odwołać się do jego fantazji i poprosić, by wyobraził sobie i opisał sytuację, w której jego potrzeba byłaby zaspokojona. To ważne, by pracownik generował własne pomysły, a nie ustosunkowywał się do Twoich propozycji – będziesz miał pewność, że w 100% się z nimi utożsamia i rzeczywiście odnoszą się do jego wartości i przekonań. Np.:

           Sz: Czy możesz wyobrazić sobie sytuację, w której czułbyś się tak doceniony w firmie?

           P: Hmm, myślę, że gdybym miał samodzielnych Klientów, a nie tylko wspierał w ich obsłudze starszych kolegów, miałbym takie poczucie…

Nie zatrzymuj na jednym wygenerowanym przez pracownika pomyśle, warto stworzyć wachlarz możliwości, z którego następnie wybierzesz optymalny sposób realizacji jego potrzeb, np.:

           Co jeszcze musiałby się wydarzyć, żebyś czuł się w ten sposób?   

           Czy przypominasz sobie jeszcze jakąś sytuację, w której czułeś się w ten sposób?

 

  1. MOTYWATOR

Zdecyduj, jaki sposób motywacji chcesz zaproponować i wdrożyć . Pomysły wygenerowane przez pracownika są bardzo ważnym punktem odniesienia, z drugiej strony nie wszystkie będą możliwe do zrealizowania. W swoim wyborze uwzględnij możliwości organizacji oraz kompetencje pracownika. Być może sytuacja wymaga dłuższego rozważenia – nie wahaj się odroczyć dalszy ciąg rozmowy, np. na następny dzień. Za pomocą odpowiedniego komunikatu pracownik może poczuć się wtedy jeszcze bardziej doceniony ( w końcu angażujesz swój czas w jego „sprawę”), np.:

            Dziękuję za to, co dotychczas powiedziałeś – teraz lepiej rozumiem Twój punkt widzenia. Zanim zaproponuję Ci jakieś rozwiązanie, chciałbym na spokojnie zastanowić się nad Twoimi potrzebami i pomysłami, którymi się ze mną podzieliłeś. Czy możemy umówić się na kontynuację tej rozmowy jutro o tej samej godzinie? 

UWAGA: Wyznacz termin spotkania nie później niż za tydzień i potraktuj go jako nieprzesuwalny – w innym przypadku pracownik poczuje się zlekceważony i mało ważny.

 

  1. SYGNAŁ GOTOWOŚCI

Ważne, by Twoja propozycja spotkała się z aprobatą pracownika – tylko wtedy zyskasz pewność, że podjęte działanie spełni swoją funkcję motywacyjną. Zwróć uwagę zarówno na treść komunikatu werbalnego („to byłoby świetne!” czy „mhmm, rozumiem…”), jak i przekaz niewerbalny (postawę ciała, wzrok, uśmiech, ton głosu). Jeśli masz wątpliwości, dopytaj: „Co myślisz o tym rozwiązaniu?”, „Jak będziesz się wtedy czuł?”.

 

  1. ZAMKNIĘCIE

Jeśli masz pewność, że Twoja propozycja została zaakceptowana, pozostaje omówić etapy jej wdrażania, konkretne kroki i terminy. Warto ponownie na tym etapie uzyskać zgodę, potwierdzenie pracownika.

                                                                                                    

Pracownik jest najlepszym źródłem wiedzy na temat systemu motywacyjnego, który skutecznie zwiększy efektywność jego pracy. Korzystanie z tych, posiadanych już, zasobów ułatwi pracę menedżera – zmniejszając koszt i czas poszukiwania niezawodnych motywatorów, jak również zwiększając zaangażowanie i poczucie wartości pracowników, którzy włączani są w proces zarządzania własną pracą i karierą.