Niestety, spotykamy się dziś, bo zostałem zmuszony do podjęcia  decyzji o Pańskim zwolnieniu. Gdyby to ode mnie zależało, nie doszłoby do tego, jednak nie pozostawił mi Pan wyboru swoimi wynikami pracy i brakiem zaangażowania. Sugeruję, żeby przemyślał Pan swoją postawę, jeśli chce Pan znaleźć dobrą posadę w innej firmie. No nic, może jeszcze kiedyś mi Pan za to podziękuje…

Jak poczuł(a)byś się po tak rozpoczętej rozmowie o zwolnieniu?
Prawdopodobnie nie byłbyś chętny do wypracowania pokojowego rozwiązania, a wręcz przeciwnie.

Rozmowa, w której przekażesz pracownikowi decyzję o zwolnieniu jest bardzo trudna dla obydwu stron. Jako lider(ka) możesz przeprowadzić ją w sposób możliwie konstruktywny, „na poziomie”, dlatego warto, abyś był(a) do tego dobrze przygotowan(a)y.

Poznaj zasady, które zapewnią profesjonalizm w rozmowie zwalniającej:

• Przyjmij odpowiedzialność za podjętą decyzję: wystrzegaj się zwrotów tj. „ niestety, zostałem zmuszon(a)y”, „nie pozostawiłeś mi wyboru”, „gdyby to zależało ode mnie, nie doszłoby do tego…”.
  Ty jesteś szefem / szefową – decyzja należy do Ciebie nawet jeśli wynika z zewnętrznych okoliczności.
   
• Powiedz wprost, pracownik powinien usłyszeć jednoznaczną decyzję. Jeśli będziesz starał(a) się zrobić to niejako na około, może poczuć się zdezorientowany, a w efekcie jeszcze bardziej przygnieciony decyzją lub może zacząć ją podważać, a wręcz oskarżać Ciebie o brak kompetencji...
  Przykład niejasnego komunikatu: „W zasadzie wykonałeś już w zespole swoje zadanie. Za jakiś czas może zabraknąć dla Ciebie zadań, sam rozumiesz…”
   
• Unikaj ocen i pouczeń, trzymaj się faktów. Jako pracodawca masz jakieś oczekiwania wobec pracowników, wyznaczyłe(a)ś im zadania i role, z których możesz ich rozliczać. Nie jesteś jednak ich rodzicem, dlatego wstrzymaj się od ocen i pouczeń typu: „mogłeś się bardziej starać”, „powinieneś zmienić swoje podejście”. Tego rodzaju komentarze wzbudzą tylko w rozmówcy chęć obrony i wrogość.
   
• Nie daj się wciągnąć w dyskusję na temat Twojej decyzji. Decyzja o zwolnieniu dla niektórych pracowników może być zaskoczeniem, nawet jeśli została poprzedzona działaniami naprawczymi. W takiej sytuacji pracownik może próbować przekonać Cię, że jest to błąd. Zakończ dyskusję, mówiąc że jest to decyzja przemyślana i ostateczna.
   
• Bądź szczery. Pracownik najłatwiej zrozumie i zaakceptuje prawdziwe powody zwolnienia. Nie posługuj się frazesami typu: „Tak będzie dla Ciebie lepiej”/ „Nie pasujesz do zespołu” / „Marnujesz się w naszej firmie”.
  Na tyle, na ile jest to możliwe przestaw pracownikowi swoje interesy i rzeczywistą sytuację. To również jest przejaw szacunku do pracownika.
   
• Okaż pracownikowi szacunek i wdzięczność za dotychczasową współpracę, nawet jeśli zwolnienie jest efektem jakiejś nieprzyjemnej sytuacji. Jeśli Ty zadbasz o to, by pracownik czuł się godnie potraktowany, on sam nie będzie musiał walczyć o dobry wizerunek. Oznacza to mniej zachowań defensywnych w trakcie rozmowy, utrzymanie dobrego wizerunku Twojej firmy, gdy pracownik już odejdzie oraz poczucie, że zachowałeś się wobec niego po prostu „w porządku”. 

Pamiętaj, najczęściej to co jest najtrudniejsze do zaakceptowania dla pracownika, to nie sama decyzja o zwolnieniu, a sposób w jaki ją otrzymał.

To przykład, w jaki sposób możesz zacząć:

Panie Marku, poprosiłem Pana o rozmowę, by poinformować Pana o trudnej dla mnie decyzji. Cenię sobie Pańskie umiejętności / staż pracy / lojalność / zaangażowanie, z drugiej strony w ostatnim czasie nasza współpraca nie przebiegała tak, jak powinna.

Projekt X to już 3 sytuacja, w której nie zrealizował Pan powierzonych zadań. Pomimo naszych wcześniejszych rozmów i ostrzeżeń, sytuacja się powtórzyła. Naraża to mnie i cały dział na niewykonanie planu, a nie chcę ponosić takiego ryzyka. Z tych powodów podjąłem decyzję o Pańskim zwolnieniu.

Zanim porozmawiamy o formalnym rozwiązaniu, chciałbym Pana zapewnić, że zależy mi na osiągnięciu porozumienia chroniącego interesy obydwu stron. Doceniam Pański wkład wniesiony do firmy.

Czy ma Pan jakieś pytania?

Polecamy ciekawą pozycję, w której znajdziesz również standardy zwalniania:

Psychologia szefa. Szef to zawód. Narzędzia, które pomagają budować motywację, odpowiedzialność i współpracę, Gut Jerzy, Haman Wojciech.