1. Nastaw się (pozytywnie)!

Motywacja i przekonania, z jakimi rozpoczynasz rozmowy będą miały kluczowe znaczenie dla ich przebiegu. Powstrzymaj się od snucia domysłów i robienia założeń względem partnera oraz samych negocjacji – mogą zadziałać jak samospełniająca się przepowiednia!  
W wyniku negocjacji obie strony mają wynieść jak największe korzyści  - druga strona jest więc Twoim współpracownikiem. Uważaj, już na samym początku możesz programować proces na porażkę, mówiąc np.: „Spróbujmy znaleźć najlepsze rozwiązanie” . Słowa tj. „spróbujmy”, „postaram się” zastąp wyrażeniami proaktywnymi, tj.:

  • „zrobię”
  • „ukończę”
  • „potrafię”

Rozmowy możesz zatem otworzyć zwrotem: „Znajdźmy najlepsze rozwiązanie!”.
 

2. Bądź otwarty!

Partner rozmów funkcjonuje w roli negocjatora, jednak przede wszystkim jest człowiekiem, który w sposób odmienny od Ciebie postrzega rzeczywistość, ma inne wartości i przekonania. Powstrzymaj się od ocen, akceptuj to, co mówi Twój partner, nawet jeśli niektóre jego warunki czy propozycje wydają Ci się na ten moment nieuzasadnione, dziwne czy wręcz śmieszne. Pomocne może być wejście w wyobraźni „w buty” drugiej strony i spojrzenie na sytuację z jej perspektywy.   
Uważaj na oceny ukryte w ogólnikach i formach bezosobowych (np. „takie zachowanie w biznesie zazwyczaj nie ma miejsca”, „te warunki nie są realne”), a także w pozornie obiektywnych obserwacjach („takie pytania znacznie opóźniają przebieg naszych rozmów”).

Zachowaj otwartość na różne rozwiązania. W negocjacjach nie chodzi przecież o przepchnięcie Twojego pomysłu, ale o wspólne wypracowanie nowego rozwiązania – do tego przydaje się twórczy i kreatywny umysł, nie zamykaj go ograniczoną możliwością rozwiązań.
 

3. Bądź cierpliwy!

W rzeczywistości, która toczy się w przyspieszonym tempie mamy skłonność, by nie czekać i na wszystko mieć gotową odpowiedź. Powstrzymaj się jednak i zamiast układać odpowiedź podczas wypowiedzi partnera, wysłuchaj go uważnie. Nie przerywaj i w skupieniu pozwól mu przedstawić swój punkt widzenia – dopiero, gdy się z nim zapoznasz, w sposób rzetelny będziesz mógł się do niego odnieść. Uważne słuchanie świadczy o Twoim profesjonalizmie i spokojnej, pewnej siebie postawie, jest również ogromnym komplementem dla rozmówcy, który w ten sposób czuje się szanowany i ceniony.
 

4. Bądź dociekliwy!

By zrozumieć, nie wystarczy tylko słuchać. Bądź proaktywny – dopytuj:

  • „Czy mógłby Pan rozwinąć ten punkt, tak bym mógł lepiej zrozumieć Pański punkt widzenia?”
  • „Co dokładnie ma Pan na myśli mówiąc…”

Parafrazuj, by upewnić się, że wszystko zrozumiałeś. W negocjacjach nie ma miejsca na niedopowiedzenia i wątpliwości.

  • „Jeśli dobrze zrozumiałem chciałby Pan… czy tak?”
  • „Rozumiem, że…”

Dowiedz się, co jest rzeczywiście ważne dla drugiej strony, jakie interesy, wartości kryją się za sformułowanym stanowiskiem. Pomocne mogą być pytania:

  • „Z czego to wynika, że…?”
  • „Jakie znaczenie będzie dla Pana miało to, że…?”

Znając tylko wzajemne stanowiska łatwo jest utknąć na poziomie wzajemnego przekonywania się i udowodniania racji, znając wartości – łatwo jest znaleźć alternatywne, satysfakcjonujące rozwiązania.  
 

5. Bądź konsekwentny!

Tak jak nie przedstawisz kontrahentowi dwóch wzajemnie wykluczających się warunków umowy, tak powinieneś dbać o spójność wszystkich wysyłanych komunikatów. Słowa: „ale”, „jednak”, „natomiast”, „lecz”, „aczkolwiek”, „tylko (że)” działają jak kasownik wobec wcześniejszej części zdania. Mówiąc Rozumiem Pański punkt widzenia, ale nie możemy przyznać Panu tak wysokiego rabatu, wskazujesz pewną rozbieżność, a rozmówca traci przekonanie, że rzeczywiście go rozumiesz. Używaj spójników wynikowych:

  • „i”
  • „dlatego”
  • „więc”.

Lub po prostu postaw kropkę między dwoma stwierdzeniami (Rozumiem Pański punkt wiedzenia. Nie możemy przyznać Panu tak wysokiego rabatu, bo...).
 

6. Bądź sobą!

Jeśli podczas rozmów pojawia się coś, co Ci nie odpowiada, najlepiej jeśli powiesz o tym w sposób bezpośredni. Napięcie i niezadowolenie, które będziesz starał się ukryć przed rozmówcą i tak będą zauważalne, a dodatkowo wprowadzi atmosferę nieszczerości i niezręczności. Możesz w tym celu posłużyć się komunikatem „ja”, odnosząc się do własnych opinii, odczuć i spostrzeżeń, np.:

  • „mam wrażenie, że…”
  • „moim zdaniem…”
  • „w moim przekonaniu…”
  • „czuję,że…”.

Jego konstruktywna forma sprawia, że nie atakujesz i nie przerzucasz odpowiedzialności na innych, rozmówcy nie mogą również podważyć Twojego subiektywnego odbioru sytuacji. W ten sposób łatwiej będzie im zaakceptować nawet te wypowiedzi, z którymi się nie zgadzają.

Unikaj sformułowań typu „pozwolę sobie” czy „masz prawo do…” – sugerują rozmówcy, że czujesz się od niego lepszy, a skuteczne negocjacje powinny przebiegać w atmosferze wzajemnego szacunku (nawet jeśli Twoja pozycja biznesowa jest znacznie wyższa od pozycji kontrahenta). 
Z drugiej strony, nie osłabiaj swojego autorytetu mówiąc np.: „czy mógłbym…”, ”proszę wybaczyć, że…”, „nie jestem pewien czy…”, „nie mogę…”, „powinienem”. Takie wyrażenia sprawiają, że w oczach kontrahenta wypadasz na osobę niepewną siebie i niedecyzyjną, a z takimi trudno jest prowadzić negocjacje. Bądź asertywny w swoich komunikatach – wyrażaj jasno, czego potrzebujesz, w sposób który nie narusza godności innych.

 

Pełną swobodę i skuteczność w tym obszarze pomagamy osiągnąć na szkoleniu: Asertywność, egzekwowanie i konstruktywna krytyka.

Pamiętaj, że partner negocjacji odwzajemnia Twój styl i sposób komunikacji, zarówno wtedy gdy jest konstruktywny, jak i dekonstruktywny.
Warto  zrobić zatem pierwszy krok i nakierować rozmowy na drogę skutecznego porozumienia.

Powodzenia!