firma szkoleniowa
szkolenia z kompetencji miękkich
szkolenia menadżerskie
Zdarza się, że wola porozumienia, zaangażowanie ani liczne techniki nie wystarczają, by z sukcesem zamknąć negocjacje. Niejednokrotnie napotykamy blokadę, która powoduje, że wciąż i wciąż wracamy do dyskusji na temat tych samych kwestii. Wkładane wysiłki i frustracja wynikająca z braku efektów powoduje, że tracimy obiektywizm, a przez to szansę na wyjście z impasu.
Przedstawiamy kilka strategii, które pomogą Ci ruszyć do przodu…
Twoje zaangażowanie w budowanie płaszczyzny porozumienia i szukanie różnych rozwiązań jest bardzo ważne. Z drugiej strony, gdy wykorzystasz już wszystkie znane Ci techniki bez oczekiwanego rezultatu, zamiast wymyślać, co jeszcze mógłbyś zrobić, warto na chwilę przerzucić ciężar odpowiedzialności na drugą stronę. Możesz pokazać kontrahentowi, jakie opcje przedstawiłeś, przyznać, że nie masz w chwili obecnej więcej pomysłów, a przede wszystkim pytać: „Co w takim razie proponujesz?”, "Czy ty masz pomysł na wyjście z tej sytuacji?”.
Kontrahent, który wychodzi z roli sędziego – akceptującego lub odrzucającego Twoje propozycje – i aktywnie szuka rozwiązań, z większym prawdopodobieństwem dostrzeże istniejące ograniczenia i zdecyduje się na pewne ustępstwa.
Zdarza się, że druga strona tylko pozornie uznaje nasze stanowisko, a w rzeczywistości kontynuuje negocjacje pozycyjne, by wymusić na nas ustępstwa. Może nie rozumieć, z czego wynika nasze stanowisko i przez to traktować je jako irracjonalne, mało ważne, a na pewno możliwe do zmiany lub sądzić, że gramy chcąc zyskać lepsze warunki. By od negocjacji pozycyjnych przejść do współpracy, wyłóż drugiej stronie „karty na stół”. Szczerze powiedz, jaka jest Twoja sytuacja i z czego wynika Twoje stanowisko (np. to, że nie zejdziesz poniżej danej kwoty za usługę wiąże się z kosztami, jakie musisz ponieść we współpracy z podwykonawcami). Dokładne i zgodne z prawdą uzasadnienie z dużym prawdopodobieństwem spowoduje, że kontrahent zrozumie Twoją sytuację i zacznie szukać rozwiązań, zamiast koncentrować się na przeforsowaniu swojego stanowiska.
Szczerość, otwartość i cierpliwość to najskuteczniejsze narzędzia w negocjacjach. Nawet jeśli masz wrażenie, że powiedziałeś już wszystko, co chciałeś i powtarzanie po prostu nie ma sensu, czasem warto zacząć jeszcze raz. Zrób w swojej głowie krok w tył i ze spokojem pokaż drugiej stronie, jaka motywacja leży u podstaw Twojego stanowiska - powiedz wprost o swoich wartościach, celach, przekonaniach, a także obawach. Podkreślając to, co dla Ciebie ważne utwierdzasz kontrahenta w zasadności swoich interesów i stanowiska. Zdarza się, że w trakcie procesu negocjacji druga strona zaczyna uznawać Twój punkt widzenia i byłaby skłonna poczynić pewne ustępstwa, jednak etap, na którym znajdują się rozmowy i własna duma powodują, że kontynuuje ona dotychczasowe działania. Zaczynając od początku dajesz kontrahentowi drugą szansę - może podjąć inne decyzje i działania jednocześnie „zachowując twarz” negocjatora.
Świadomość tego, co blokuje proces negocjacji, pozwoli podjąć działania w odpowiednim kierunku. Wspólnie z drugą stroną, znajdź punkt, co do którego się nie dogadujecie. Ta kwestia może powodować, że mimo dobrych pomysłów i chęci współpracy, brakuje postępów w negocjacjach. Dokonaj szczerego rozliczenia z samym sobą i do tego samego motywuj kontrahenta za pomocą odpowiednich pytań, np.: „Co Twoim zdaniem powstrzymuje nas przed osiągnięciem porozumienia?”, „Z czego wynika to, że nie jesteś gotów w tym momencie zamknąć negocjacji?” etc. Po przeanalizowaniu przebiegu rozmów oraz obustronnych działań i wypowiedzi często okazuje się, że zatrzymujemy się na własnych przekonaniach. Możemy na przykład sądzić, że kontrahent jest zainteresowany jak największym zyskiem, a nie długofalową współpracą, że wspólnik w mniejszym stopniu niż my angażuje się w pracę lub realizacja projektu z nową firmą, która nie posiada jeszcze renomy, stanowi dla nas ryzyko. Każde z tych przekonań spowoduje opór przed podjęciem kolejnych działań, dlatego gdy uda nam się je zidentyfikować, warto się na nich skoncentrować. Przekonania wynikają z naszych dotychczasowych doświadczeń i wiedzy, stanowią subiektywne odzwierciedlenie świata. Zastanów się, czy w aktualnej sytuacji negocjacyjnej Twoje przekonania mają racjonalne uzasadnienie w rzeczywistości (np. wspólnik często opuszcza zebrania zespołu), czy wynikają z innych źródeł (np. zawsze rodzice powtarzali, że możesz liczyć tylko na siebie). W ostatnim kroku zdecyduj i zaproponuj, co mogłoby zmienić Twoje przekonanie na dany temat (np. gdyby wspólnik zobowiązał się do prowadzenia zebrań zespołu). Jeśli ani Ty, ani druga strona nie widzicie takich możliwości i nie chcecie zmienić swoich przekonań, być może jest to bariera nie do przeskoczenia i efektywniej będzie zamknąć proces negocjacji. Taką decyzję podejmijcie w sposób przemyślany i świadomy.
Kiedy narastają emocje, zaczynamy gubić obiektywizm, a brak spodziewanych efektów powoduje, że zapętlamy się w niekonstruktywnych działaniach i nie dostrzegamy alternatywnych rozwiązań. Przerwy w negocjacjach (choćby krótkie, na wykonanie telefonu czy na papierosa) pozwalają nabrać dystansu - spuścić skumulowane emocje, przemyśleć własne położenie i propozycje kontrahenta, wymyśleć alternatywne opcje. Dlatego zamiast działać pod wpływem impulsu i podejmować pochopne decyzje, poproś o chwilę przerwy, wyjdź do toalety lub kontynuuj rozmowy następnego dnia. Odpowiednio sformułowana prośba o przerwę nie zostanie źle odebrana, a wręcz może wyrażać Twoje uznanie dla drugiej strony, czy zaangażowanie w proces negocjacji, np. „Widzę, że włożyliście wiele pracy w przygotowanie tej propozycji, dlatego chciałbym poświęcić chwilę na jej przemyślenie.,.”, „To ważna kwestia, dlatego sądzę, że będzie lepiej, gdy wrócimy do niej jutro z czystą głową i świeżymi pomysłami…”.
Będąc aktywnie zaangażowanym w prowadzenie rozmów tracisz całościowy obraz sytuacji. Koncentrujesz się na jakimś problemie, argumentacji, pojawiają się emocje…i dobrze – w ten sposób wykorzystujesz wszystkie posiadane zasoby w procesie dochodzenia do porozumienia. Aby nic Ci nie umknęło – zarówno strategie stosowane przez drugą stronę, jak i możliwości optymalnego rozwiązania - warto, by jedna osoba z Twojego zespołu negocjacyjnego od początku przyjęła rolę obserwatora. Jej udział w rozmowach ogranicza się wtedy do minimum, a głównym zadaniem jest analizowanie bieżącej sytuacji - dzięki temu może wyłowić kwestie dla Ciebie niedostrzegalne i wpaść na większą ilość pomysłów. Taki głos obiektywizmu może okazać się niezwykle cenny, zwłaszcza dla ochrony Twoich interesów i przełamania impasu.
Jeśli nie masz „obserwatora” w swoim zespole, a negocjacje utknęły w miejscu, możesz wprowadzić nową osobę z zewnątrz, która dołączy do procesu negocjacji i przyjmie taką rolę. By jej obecność przyniosła oczekiwany efekt, rozmowy powinny toczyć się ponownie od początku. Takie rozwiązanie wiąże się ze sporymi nakładami czasu i wysiłku, dlatego jest możliwe tylko w wyjątkowych przypadkach, gdy negocjacje dotyczą bardzo ważnych kwestii, a stronom bardzo zależy na wyjściu z impasu.
.
Zrób krok dalej - zapisz się do newslettera.
Zyskaj dostęp do eksperckiej wiedzy + zestaw 5 testów kompetencji online gratis.
W najbliższym czasie dostaniesz potwierdzenie na adres e-mail.
Pamiętaj, aby sprawdzić także foldery "Oferty" i "Spam".