PRZYGOTOWANIE

1. Jaka jest BATNA?

Przygotowanie najlepszych możliwych działań alternatywnych w przypadku nieosiągnięcia porozumienia (BATNA) stanowić będzie Twoją siłę negocjacyjną. W ten sposób zabezpieczysz się przed akceptacją warunków mniej korzystnych niż Twoje BATNA lub pochopnym odrzucaniem ofert, ze względu na zbyt optymistyczną ocenę alternatyw.
Takie przygotowanie zwiększa odczuwaną pewność siebie i spokój, co stanowić będzie Twoje dodatkowe atuty podczas rozmów.

Zastanów się również nad BATNA Twojego partnera negocjacji.  
Znając jego alternatywy działania możesz zaplanować własną strategię, zdecydować o poziomie ustępstw, na który się zgodzisz. Być może rozmówca nie ma żadnych innych możliwości i stawia Cię to w tak komfortowej sytuacji negocjacyjnej, że możesz trwać przy wyznaczonym poziomie aspiracji… Warto być świadomym takiej przewagi przed przystąpieniem do rozmów, prawda?

2. W jakim celu?

Zastanów się:

  • co jest dla Ciebie ważne?
  • jakie są twoje priorytety i wartości?
  • dlaczego chcesz osiągnąć określony rezultat negocjacji?

Stanowisko jest tylko pewną przyjętą postawą, rzeczywistym przedmiotem negocjacji są interesy, sposoby realizacji tego, co stanowi dla Ciebie wartość. Przygotuj kilka ofert, rozwiązań, sposobów realizacji Twoich interesów - bądź przy tym otwarty i twórczy, nie zamykaj się na jedną możliwość, np.:

  • Wyjściowe stanowisko: „Chcę otrzymać rabat na usługi nowego kontrahenta.”
  • Z czego to wynika? Nie mam jeszcze zaufania do tego dostawcy i nie wiem, czy będę zadowolony z jego usług.
  • Co stanowi dla mnie wartość? Zaufanie do kontrahenta.
  • Jakie są alternatywne sposoby na zaspokojenie tej wartości / realizację moich interesów?
    Kontrahent może dostarczyć mi referencje od dotychczasowych klientów / zapewnić mi gwarancję na wykonywaną usługę / w rozmowie na temat moich potrzeb i oczekiwań dokładnie określić, jakie działania zostanę podjęte, celem ich realizacji.

Warto zastanowić się również nad wartościami i interesami drugiej strony – ułatwi to dojście do satysfakcjonującego porozumienia!

 3. Gdzie i kiedy?

Miejsce negocjacji powinno być wygodne dla obydwu stron, sugerować nastawienie partnerskie w miejsce konfrontacji. Jeśli istnieje taka możliwość, warto usiąść przy (przysłowiowym już) okrągłym stole, a nie naprzeciwko siebie przy stole tradycyjnym.

4. Kto będzie negocjował?

Lider - osoba która będzie kierować przebiegiem negocjacji powinna być kompetentna i odpowiedzialna merytorycznie oraz posiadać uprawniania decyzyjne (choć czasem warto skorzystać z reguły „niepełnego pełnomocnictwa”). Potrafi zachować spokój, kontrolować swoje emocje, a przy tym wzbudzić zaufanie drugiej strony. Warto zadbać o to przy wyborze reprezentanta podczas rozmów. 
 

OTWARCIE ROZMÓW

Rozpoczęcie rozmów od przedstawienia własnych oczekiwań, przez wielu może zostać odebrane jako niegrzeczne. Na tym etapie warto zadbać o życzliwą atmosferę, nawet jeśli później zamierzasz przyjąć twardy styl negocjacyjny. Ustal czas trwania negocjacji, jej zakres i obowiązujące procedury. Jest to również czas, w którym możesz „wybadać” drugą stronę – jej uprawnienia decyzyjne, oczekiwania i przyjęty styl negocjacyjny. Czasem po takim rozpoznaniu warto zmienić przyjętą koncepcję negocjacji, np. być może w stosunku do prezesa firmy korzystne będzie w większym stopniu nastawienie na współpracę niż rywalizację.    
 

PRZEDSTAWIANIE PROPOZYCJI

  • Uważnie przysłuchuj się propozycjom drugiej strony.
  • Zachowaj szeroką perspektywę – przedmiotem negocjacji ceny mogą stać się również inne czynniki, tj.: gwarancja, terminy, sposób dostawy i płatności etc.
  • Dopóki druga strona się tego nie domaga, nie ograniczaj się przez podawanie konkretnych zobowiązań, np. proponuję zniżkę 13% na te produkty. Zamiast tego możesz powiedzieć możemy rozważyć zniżkę na te produkty.
  • Nie akceptuj pierwszej oferty – stanowi ona wyraz wygórowanych oczekiwań drugiej strony.
  • Kieruj się regułą „ustępstwo za ustępstwo” o tej samej wartości.
  • Przy składaniu pierwszej oferty, uwzględnij margines negocjacyjny – powinien być na tyle duży byś miał z czego ustępować, z drugiej strony nie może być postrzegany jako nierealny. Obydwie strony kierują się w negocjacjach zasadą „obszaru środkowego” – dążeniem do wyśrodkowania różnic między wyrażonymi stanowiskami.
  • Obniżaj ofertę częściej o mniejsze wartości, niż rzadziej o wartości większe. Oferty stosowane zbyt szybko mogą wzbudzić wrażenie nadmiernych oczekiwań, a zbyt wolno – „napięcia pozycyjnego”.
  • Zachowaj „kamienną twarz” – nie okazuj wagi, jaką mają dla Ciebie ustępstwa, ani entuzjazmu, gdy zostaną przedstawione.
  • Składaj oferty będąc pewny siebie, rób ustępstwa – podkreślając trudności.
     

KONTAKT KOŃCOWY

Powinien być sporządzony na piśmie i zawierać wszystkie poczynione ustalenia dotyczące: zakresu kontraktu, sposobu dostarczenia, gwarancji, terminu płatności itp.

Negocjacje nie kończą się w momencie zakończenia rozmów. Sposób, w jaki wywiążesz się  z punktów zawartej umowy może stanowić Twój silny atut negocjacyjny lub „piętę achillesową” podczas kolejnych rozmów z kontrahentem. Pamiętaj, by nigdy nie obiecywać czegoś, czego w rzeczywistości nie możesz spełnić i dbaj o wizerunek firmy, nie tylko wtedy gdy jesteś na spotkaniu z kontrahentem – takie podejście zaowocuje w przyszłości!