Zasady skutecznej komunikacji w zespole

Skuteczna komunikacja w zespole – aktualne wyzwania

Według raportu "State of Business Communication" z 2023 roku, przeprowadzonego przez Grammarly we współpracy z The Harris Poll, komunikacja w biznesie napotyka na coraz większe wyzwania.

Główne ustalenia z tego raportu pokazują, że:

1. Wzrasta znaczenie pisanej i asynchronicznej komunikacji interpersonalnej – w raporcie zaobserwowano, że komunikacja asynchroniczna staje się coraz bardziej popularna. 72% pracowników wiedzy stwierdziło, że komunikują się bardziej asynchronicznie niż w poprzednim roku. Dodatkowo, zanotowano 18% wzrost czasu spędzanego na pisanych kanałach komunikacyjnych w porównaniu z poprzednim rokiem. 

2. Mimo zwiększonego stosowania komunikacji pisemnej, jej skuteczność spadła o 12% rok do roku. Problemy w komunikacji pisemnej, takie jak trudności w wyborze odpowiednich słów czy znalezienie odpowiedniego balansu między formalnością a nieformalnością, mogą prowadzić do zmniejszenia produktywności i skutkować nieporozumieniami w organizacjach.

3. Raport wskazuje również, że inwestycje w umiejętności komunikacyjne pracowników mogą przynieść znaczące korzyści, takie jak zwiększenie produktywności, satysfakcji klientów, a także pewności siebie pracowników, co pomaga odnieść sukces na polu zawodowym. Skuteczna komunikacja interpersonalna poprawia również relacje wewnątrzorganizacyjne i ogólną efektywność członków zespołu.

Wnioski z raportu podkreślają, że nie tylko platformy, na których odbywa się komunikacja, są ważne, ale również jakość i sposób komunikowania się. Znajomość jak przekazywać informacje oraz odpowiedniego tonu i jakości przekazu może mieć wpływ na skuteczną komunikację w biznesie.

Najważniejsze zasady dobrej komunikacji w zespole

Jasność i zwięzłość przekazu

Komunikacja powinna być prosta i bezpośrednia. Długie i skomplikowane wiadomości mogą prowadzić do nieporozumień członków zespołu. Używaj jasnego i zrozumiałego języka. Jasne porozumiewanie się rozmówców w celu wzajemnego przekazania myśli i oczekiwań zapobiega błędom i oszczędza czas.

Aktywne słuchanie

Ważnym elementem komunikacji jest aktywne słuchanie, które wymaga koncentracji nie tylko na słowach, ale również na niuansach jakie niesie komunikacja niewerbalna taka jak język ciała. Zanim zaczniesz mówić, słuchaj uważnie, co druga strona ma do powiedzenia i zadawaj pytania. Wzmocnienie umiejętności słuchania to klucz do głębszego zrozumienia drugiej osoby i empatii, umożliwiając odpowiednie reagowanie na potrzeby każdego członka zespołu.

Empatia i zrozumienie

Empatia w komunikacji to umiejętność rozumienia emocji innych i reagowania na nie w sposób wspierający. Promuje to zdrowy klimat pracy i wzmacnia relacje międzyludzkie oraz pomaga budować zaufanie.

Feedback

Regularne, konstruktywne informacje zwrotne są niezbędne dla ciągłego rozwoju i doskonalenia pracy zespołu. Jak efektywnie przekazać informację zwrotną? Feedback powinien być skierowany na działania, a nie na osobę, co zachęca do otwartości i wzajemnego wsparcia innych członków zespołu. Dzięki informacjom zwrotnym możesz na bieżąco konfrontować cel wypowiedzi z osiągniętymi rezultatami.

Efektywne narzędzia komunikacyjne

Dobór odpowiednich narzędzi komunikacyjnych ma kluczowe znaczenie dla płynności i efektywnej komunikacji. Narzędzia te powinny być dostosowane do potrzeb zespołu i charakteru pracy.

Szacunek i docenianie różnorodności

Różnorodność w zespole to atut, który należy pielęgnować. Szacunek dla różnych perspektyw i doświadczeń wzbogaca proces decyzyjny i kreatywność.

Dostosowanie komunikacji do kontekstu

Zrozumienie sytuacji, w której znajduje się zespół, pozwala na dostosowanie stylu i metod komunikacji. To klucz do efektywnego zarządzania w różnorodnych okolicznościach, od codziennych operacji po sytuacje kryzysowe. Przed rozpoczęciem rozmowy warto więc zastanowić się, co planujemy przez nią osiągnąć.

Efektywna komunikacja interpersonalna w zespole

Zasady skutecznej komunikacji w zespole to nie tylko umiejętności miękkie, ale przede wszystkim codzienne praktyki, które każdy członek zespołu powinien pielęgnować. Budowanie otwartej, szanującej i wspierającej kultury komunikacji jest zadaniem ciągłym, ale jego efekty w postaci silnego, zintegrowanego zespołu zdolnego do efektywnego osiągania celów są tego warte. Komunikacja oparta na zaufaniu i szacunku oraz uważne słuchanie tworzy solidne podstawy dla efektywnej współpracy.

Komunikacja jest procesem złożonym i może być utrudniona przez wiele barier komunikacyjnych, które obniżają efektywność zespołu. Bariery komunikacyjne to różnice kulturowe, różnice językowe, a nawet odległość fizyczna. Ponadto przeszkodą w komunikacji mogą być konflikty komunikacyjne, kiedy dwie strony mają różne opinie i przekonania. W takich sytuacjach ważna jest wiedza na temat skutecznej komunikacji interpersonalnej.

Dobra komunikacja jest kluczem do sukcesu - zawodowego oraz osobistego. To czy potrafimy skutecznie komunikować swój punkt widzenia, zadawać pytania i udzielać informacji zwrotnej ma ogromne znaczenie w budowaniu relacji oraz pozwala uniknąć nieporozumień.

Umiejętności interpersonalne są przydatne w każdej dziedzinie naszego życia, bo wszędzie mamy kontakt z innymi ludźmi i powinniśmy wiedzieć jak się z nimi porozumiewać.

Jeżeli Ty lub Twój zespół potrzebujecie wsparcia na dany temat, zapraszamy Cię na:

• szkolenie komunikacji interpersonalnej
• szkolenie Insights Discovery