Czym jest zarządzanie? Poznaj definicję, funkcje i efekty
Co najbardziej liczy się w firmie? Dobra organizacja pracy? Troska o to, aby dobrze wykorzystać czas swój i zespołu? Wszystkie te aspekty możemy połączyć w jedno: zarządzanie. Czym dokładnie jest zarządzanie i jakie narzędzia wykorzystuje się w tym procesie? Dziś odpowiemy na najważniejsze pytania dotyczące tego zagadnienia, biorąc pod lupę przede wszystkim zarządzanie zasobami ludzkimi z perspektywy skutecznego menedżera. Skupimy się na dysponowaniu zasobami, planowaniu, organizowaniu i koordynowaniu działań z zamiarem osiągnięcia celów organizacji.
Spis treści:
Filary skutecznego zarządzania zespołem - co decyduje o sukcesie?
Podstawowe funkcje zarządzania - fundamenty efektywnego działania
Przegląd technik zarządzania - od klasycznych metod po nowoczesne podejścia
Jak efektywnie zarządzać zespołem? Sprawdzone porady dla menedżerów
Budowanie zaangażowania w zespole - kluczowe wskazówki dla liderów
Podstawy zarządzania organizacjami, czyli narzędzia zarządzania, które musisz znać – przegląd najskuteczniejszych metod
Zanim wskażemy narzędzia umożliwiające skuteczne zarządzanie, warto poświęcić kilka zdań na wyjaśnienie, czym w ogóle jest zarządzanie. W nauce funkcjonuje wiele definicji stworzonych przez cenionych teoretyków.
W Małej encyklopedii prakseologii i teorii organizacji Tadeusz Pszczółkowski określa zarządzanie jako działanie polegające na dysponowaniu zasobami, do których należą m.in. ludzie oraz pieniądze oddziałujące na ludzi, a nieodłączną częścią zarządzania jest kierowanie. Autor powołuje się też na klasyczne spojrzenie w kierunku zarządzania zaproponowane przez André Molesa i Rolanda Caude'a, dla których zarządzanie to sztuka, łączenie różnych środków przedsiębiorstwa, by osiągało swoje cele z maksymalną skutecznością. Co ciekawe, wedle tej koncepcji zarządzanie nie powinno być utożsamiane z kierowaniem, które sprowadza się do podejmowania decyzji, natomiast zastosowanie środków przedsiębiorstwa w sposób efektywny jest pojęciem szerszym.
Książka Pszczółkowskiego pochodzi z lat 70, natomiast bardziej współczesną i rozbudowaną definicję, czym jest zarządzanie przedstawia Ricky W. Griffin w swoich Podstawach zarządzania organizacjami z 2005 roku. Autor określa zarządzanie jako zestaw działań skierowanych na zasoby organizacji, w tym ludzkie, finansowe, rzeczowe oraz informacyjne, które są wykonywane, aby skutecznie osiągnąć cel organizacji. Wśród wymienionych działań znajdują się podejmowanie decyzji, planowanie strategiczne, organizowanie, przewodzenie rozumiane jako kierowanie ludźmi i kontrola.
W trakcie gdy zarządzanie przez lata rozwijało się jako nauka, trwało poszukiwanie nowych rozwiązań – teorii i praktyk, by zwiększać wydajność tego procesu. W ten sposób powstało 7 klasycznych narzędzi umożliwiających efektywne zarządzanie. Każde z nich tak naprawdę zasługuje na oddzielny artykuł, dlatego w tym miejscu po prostu przedstawimy ich listę.
Klasyczne narzędzia wykorzystywane w procesach zarządzania jakością w przedsiębiorstwie:
diagram procesu,
karta kontrolna,
wykres Ishikawy,
arkusze analityczny,
diagram Pareto,
punktowy diagram korelacji,
histogram.
Zarządzanie jako zbiór teorii i narzędzi wynikających z praktyki stale się rozwija, dlatego oprócz klasycznych narzędzi zarządzania obecnie, mamy do dyspozycji nowe, wśród których można wymienić: diagram pokrewieństwa, diagram relacji, diagram macierzowy, diagram strzałkowy, macierz analizy danych, drzewo decyzyjne oraz wykres programowy procesu decyzji.
Poznaj najlepsze narzędzia zarządzania zespołem i projektami
Filary skutecznego zarządzania zespołem – co decyduje o sukcesie?
Co łączy definicję zarządzania zaproponowaną przez Pszczółkowskiego z definicją Griffina? W obu spojrzeniach zarządzanie wiąże się z efektywnym wykorzystaniem zasobów ludzkich. Zresztą współcześni menedżerowie doskonale wiedzą, że w każdej organizacji do zasobów najważniejszych należą ludzie – członkowie zespołu. Działania podejmowane przez firmę tracą na efektywności, gdy ludziom brakuje wytycznych, dobrej organizacji i motywacji. W tym miejscu warto przedstawić filary skutecznego zarządzania zespołem, są to:
Komunikacja
W trakcie zarządzania projektami warto posługiwać się prostym i zrozumiałym dla każdego językiem. Nie bez znaczenia pozostaje indywidualne podejście do członków zespołu, ponieważ do każdego z nich przemawia nieco inny styl komunikacji. Wymiana informacji działa w dwie strony, dlatego podwładni muszą mieć przekonanie, że ich uwagi zostaną wysłuchane. Zarządzanie zespołem w kontekście komunikacji polega ponadto na przekazywaniu pracownikom informacji zwrotnej. Konstruktywną krytykę należy poprzedzać pochwałą lub pozytywną uwagą. Dobry menedżer w komunikacji stawia na otwartość i prowadzi regularne spotkania całego zespołu.
Motywacja
Jest kolejnym kluczowym filarem umożliwiającym sprawne zarządzanie zespołem. Doświadczeni menedżerowie umieją motywować pracowników poprzez ich docenienie. Włożony wysiłek i osiągnięcia zasługują na pochwały, a nawet nagrody. Dzięki temu zespół zyskuje poczucie, że partycypuje w sukcesie firmy. Na wzrost zaangażowania pracowników wpływają też możliwości awansu i rozwoju. Doświadczeni menedżerowie chętnie wysyłają pracowników na szkolenia, ponieważ na tym korzysta również sama organizacja. Lider powinien wcielać się w rolę mentora, a także dawać pozytywny przykład. Od czasu do czasu wykonywanie zadań osobiście to dobry pomysł.
Efektywne zarządzanie czasem
W celu osiągnięcia większej produktywności zespołu warto do określonego zadania delegować członka, który posiada do tego najlepsze predyspozycje i kwalifikacje. Jednocześnie menedżer powinien dzielić się z pracownikami decyzyjnością, bo pozytywnie wpływa to na ich rozwój. Drugim ważnym aspektem efektywnego zarządzania czasem jest priorytetyzacja zadań.
Skuteczne zarządzanie zespołem: 3 kluczowe elementy składające się na sukces w pracy zespołowej
Podstawowe funkcje zarządzania – fundamenty efektywnego działania
Zarządzanie zespołem w organizacji jest procesem, a jednocześnie cyklem. Cztery podstawowe funkcje zarządzania, które odpowiadają etapom cyklu opisaliśmy już w niedawnym artykule na naszym blogu. W tym miejscu warto o nich przypomnieć.
Podstawowe funkcje zarządzania zespołem:
Planowanie i organizowanie pracy;
Kierowanie pracą zespołu i delegowanie zadań;
Motywowanie zespołu;
Kontrolowanie i rozliczanie.
Przeczytaj więcej o podstawowych funkcjach zarządzania zespołem.
Różnice między zarządzaniem a przywództwem
Zarządzanie bywa utożsamiane z przywództwem. Czy rzeczywiście oba terminy można stosować jako synonimy, przynajmniej w sferze biznesu? Na to pytanie odpowiada John P. Kotter. Zdaniem profesora Harvard Business School istnieją głębokie różnice pomiędzy zarządzaniem a przywództwem.
Według uczonego zarządzanie składa się z procesów, dzięki którym organizacja działa sprawnie i w sposób przewidywalny, a także utrzymuje stały poziom jakości w ramach zaplanowanego wcześniej budżetu. Z kolei przywództwo Kotter definiuje jako prowadzenie organizacji w przyszłość, poprzez wykorzystywanie nadarzających się okazji i wybieranie nowych, najbardziej efektywnych rozwiązań. Przedsiębiorstwa potrzebują zarówno zarządzania jak i przywództwa.
Brak takiego rozróżnienia stanowi pułapkę, między innymi dlatego, że menedżerowie średniego szczebla nie potrafią realizować roli przywódcy, gdy są pozostawieni samym sobie, a w efekcie podejmują błędne, oparte na improwizacji decyzje.
Przegląd technik zarządzania – od klasycznych metod po nowoczesne podejścia
Podwaliny pod współczesne zarządzanie z pewnością podłożono w XIX wieku na skutek rewolucji przemysłowej. Nauka z czasem stale ewoluowała nie tylko ze względu na zwiększające efektywność zarządzania teorie, ale także zmieniającą się rzeczywistość. Dobrym tego przykładem jest mała rewolucja dotycząca w ostatnich latach w modelu zatrudnienia, polegające na rosnącym znaczeniu pracy zdalnej.
Zarządzanie zdalnymi zespołami – wyzwania i strategie
Wyzwania, jakie niesie za sobą zdalne zarządzanie zespołem dotyczą między innymi komunikacji, motywacji, rozwoju oraz zarządzania czasem. W jaki sposób zapanować nad tymi obszarami?
Komunikacja – w tym aspekcie należy przede wszystkim znaleźć narzędzia umożliwiające swobodną komunikację online, jak również zarządzanie projektami. Zdalne zarządzanie jeszcze bardziej od tradycyjnego wymaga odbywania regularnych spotkań zespołu.
Motywacja – praca zdalna prowadzi wśród członków zespołu do poczucia izolacji, dlatego pracownicy powinni być precyzyjnie informowani o celach, a przede wszystkim być wyraźnie doceniani za swoje osiągnięcia.
Rozwój – w trakcie zdalnego zarządzania nieco trudniej realizować mentoring, ale z drugiej strony ten model idealnie nadaje się do rozwoju pracowników poprzez udział w szkoleniach.
Zarządzanie czasem – lider zespołu powinien nakreślić restrykcyjne zasady, a także korzystać z przejrzystych narzędzi do zarządzania projektami i ich priorytetyzacji.
Dowiedz się więcej o nowoczesnych technikach zarządzania.
Jak efektywnie zarządzać zespołem? Sprawdzone porady dla menedżerów
Efektywne zarządzanie zespołem to prawdziwy temat rzeka. Dobry menedżer powinien na co dzień stosować trzy wymienione wcześniej filary zarządzania. Świadomy lider uczy się zarządzania przez całą karierę poprzez własne doświadczenia, a także wiedzę teoretyczną. W ofercie 4GROW skierowanej do menedżerów można znaleźć między innymi szkolenie "Zarządzanie zespołem i motywowanie pracowników w pigułce", jak również inne szkolenia dotyczące poszczególnych aspektów zarządzania zespołem.
Poznaj praktyczne wskazówki, jak dobrze zarządzać zespołem.
Budowanie zaangażowania w zespole – kluczowe wskazówki dla liderów
Jednym z trzech filarów skutecznego zarządzania zespołem jest motywacja, a w tej kwestii ogromną rolę odgrywa budowa zaangażowania pracowników. W jaki sposób należy dążyć do jego wzrostu? Oto kluczowe wskazówki:
Docenianie wysiłku i osiągnięć pracowników poprzez pochwały i nagrody.
Indywidualne podejście do nagradzania pracowników, ponieważ każdy ma nieco inne motywacje.
Wzrost zaangażowania poprzez rozwój – ścieżkę awansu, mentoring i oferowane na stanowisku szkolenia.
Dociekliwe poszukiwanie przyczyn ewentualnych problemów z motywacją.
Tworzenie przyjaznego środowiska pracy.
Budowa zaufania i czerpania informacji zwrotnych od pracowników.
Możliwość zachowania work-life balance.
Poznaj 5 skutecznych sposobów na budowanie zaangażowania w zespole.
Jakie są style zarządzania i kiedy je stosować?
Wśród współczesnych teorii możemy znaleźć zróżnicowane style zarządzania zespołem stosowane w organizacjach lub przez konkretnych menedżerów. Każdy z nich ma swoje wady i zalety i bywa skuteczny w określonych sytuacjach. Oto trzy popularne style zarządzania:
Styl autokratyczny
Charakteryzuje się dominującą rolą lidera, będącego autorytetem, który bierze na siebie odpowiedzialność za wizję i cele. Jego charakterystyczną cechą jest ścisła kontrola podwładnych styl autokratyczny może być szczególnie efektywny, gdy sytuacja wymaga szybkiego podejmowania decyzji oraz realizacji zadań.
Styl liberalny
W tej koncepcji zarządzania rolą lidera jest dostarczenie podwładnym niezbędnych narzędzi, natomiast decyzyjność w dużej mierze spoczywa na podwładnych osłabieniu podlega kontrola, a lider skupia się bardziej na wskazówkach niż polecenia. Styl liberalny bywa skuteczny, o ile pracownicy są zorientowani na cel i dobrze zmotywowani, a także posiadają kompetencje do samodzielnego podejmowania decyzji. Wadą tego stylu zarządzania może okazać się obniżenie efektywności.
Styl demokratyczny
Łączy w sobie cechy stylu autokratycznego i liberalnego menedżer rozdziela zadania pomiędzy podwładnych i przedstawia im cele, ale jednocześnie pozostawia dużą swobodę w sposobie realizacji ważną rolą menedżera jest wsparcie pracowników i budowanie przyjaznej atmosfery. Poza tym lider powinien wydawać konstruktywną krytykę i motywować zespół. Styl demokratyczny wydaje się złotym środkiem, bo daje pracownikom poczucie podmiotowości, prowadzi do wzrostu efektywności i prowadzi do rozwoju kompetencji zespołu. Ten model zarządzania ma swoją wadę – wydłużony proces decyzyjny. Ponadto nie sprawdza się w przypadku niskich kompetencji pracowników.
Chcesz dowiedzieć się więcej na temat skutecznego zarządzania zespołem i doskonalić swoje kompetencje jako menedżera? A może pragniesz rozwijać cechy przywódcze u swoich podwładnych? Zapoznaj się ze szkoleniami oferowanymi przez 4GROW!
Super, że chcesz się rozwijać!
Zrób krok dalej - zapisz się do newslettera.
Zyskaj dostęp do eksperckiej wiedzy + zestaw 5 testów kompetencji online gratis.
Dodaj komentarz