Zarządzanie czasem w pigułce – najlepsze techniki

Chcesz mieć jedynie wolne popołudnie, ale efektywne zarządzanie czasem jest Ci obce? Zadania na pewno piętrzą się na Twoim biurku, a Ty nie masz odpowiednich narzędzi, żeby zapanować nad tym całym bałaganem. Oto najlepsze techniki zarządzania czasem, które ułatwią Ci ułożenie dnia tak, żebyś zdążył ze wszystkim.

Przede wszystkim powinieneś wiedzieć, że 100% nakładu pracy nie równa się 100% Twojego zysku, a więc zarządzanie czasem rozpocznij od klasycznej zasady Pareto, która mówi, że 20% efektywnego czasu pracy przyniesie Ci 80% spodziewanych rezultatów. I to ten czas musisz w pełni wykorzystać. Jak to zrobić?

Zarządzanie czasem – technika 60/40

Żeby czas, którym chcesz zarządzać przyniósł Ci efekty – planuj każdego dnia jedynie 60% przeznaczonych na pracę godzin. Pozostałe 40% to wszystkie niezaplanowane, dodatkowe opóźnienia, drobne czynności, które musisz wykonać. Nigdy nie zdarza się tak, aby wszystko szło zgodnie z planem. Bądź na to gotowy!

Zarządzanie czasem – jak ustalić priorytety?

To, co jest ważniejsze danego dnia można ustalić. Jest oczywiście różnica między tym, co pilne, a co ważne, bo nie zawsze jest to to samo. Bardzo często wpadamy w pułapkę, myśląc, że wszystko jest ważne, ale spośród 10 ważnych zadań muszą znaleźć się te 3 najważniejsze. Być może to te, które generują największy zysk, a być może te, na które musisz poświęcić więcej czasu, żeby doprowadzić je do końca w założonym terminie. Aby zdefiniować kolejność działań, musisz sam odpowiedzieć sobie na pytanie, co potraktować jako priorytet. Dzięki temu uda Ci się skupić i wypełniać zadania, dbając o ich odpowiednią jakość.

Zarządzanie czasem – jak planować zadania?

W rozplanowaniu zadań na cały dzień pomoże Ci spisanie wszystkich aktywności. Każda z nich zajmuje odpowiedni czas, który jesteśmy w stanie mniej więcej przewidzieć. Mniej więcej dlatego, że zawsze musimy założyć, że może wydarzyć się coś, co opóźni pracę. Pisaliśmy o tym, że planujemy 60% czasu i zostawiamy sobie 40% na pojawiające się przeszkody. Jeśli mimo to lista zadań nadal jest długa – spróbuj zlecić komuś te, nad których przebiegiem nie musisz panować. Dodatkowo pamiętaj również o tym, żeby każde zadanie odhaczać. To nie tylko weryfikuje postępy pracy, ale też motywuje do wypełnienia założonego planu.

Istnieje wiele technik pomocnych i przynoszących znakomite efekty zarządzania czasem. Szkolenia ułatwiają ich przyswojenie i przećwiczenie pod bacznym okiem trenera! Sprawdź, czego jeszcze możesz się nauczyć:

 Zarządzanie czasem - szkolenia