Bariery, które pojawiają się na drodze do porozumienia, wynikają z przekonań, dotychczasowych doświadczeń, obaw, kompleksów obu stron procesu negocjacji… Choć nie jest to łatwe, możesz je przełamać. Strategie, które proponujemy, z pewnością Cię zaskoczą, podobnie jak uzyskane dzięki nim efekty.
Twoje reakcje
Pierwszy krok zacznij od siebie - swoich emocji i zachowań. Często w stresującej sytuacji, jaką jest proces negocjacji, działamy pod wpływem impulsu, w sposób nieprzemyślany reagując atakiem na atak, poddając się, by jak najszybciej wyjść z niekomfortowej sytuacji, a nawet zrywając kłopotliwą relację. Takie zachowania nie tylko nie posuwają negocjacji naprzód, ale mogą zniszczyć relacje interpersonalne. Najlepsze, co możesz zrobić, by nie dać się wciągnąć w wymianę ognia, to nie reagować! Zdystansuj się od docierających bodźców i własnych emocji, spójrz na obecną sytuację niczym z galerii, to pozwoli Ci zyskać równowagę i obiektywne spojrzenie.
- Nazwij grę – świadomość taktyk stosowanych przez drugą stronę spowoduje, że będziesz na nie mniej podatny. Zachowaj czujność!
- Zyskaj czas – gdy emocje biorą górę, nawet kilkusekundowa stop klatka może przywrócić Ci jasność myślenia. Poproś o krótką przerwę / dopytaj drugą stronę o wyjaśnienie jakieś kwestii / pomilcz przez chwilę lub po prostu weź głęboki oddech, zanim odpowiesz.
- Skoncentruj się na tym, czego chcesz: „z galerii” lepiej widoczne będą Twoje interesy, dzięki czemu skoncentrujesz się na dążeniu do osiągnięcia porozumienia lepszego niż Twoja BATNA.
Ich emocje
Silne emocje skutecznie mogą zablokować osiągnięcie porozumienia. Złość, strach czy brak zaufania drugiej strony często stanowi źródło ataków i sztywnego stanowiska. Po Tobie spodziewać się będą zachowań defensywnych lub odwzajemnienia ataku, co tylko nakręci istniejący konflikt. By przełamać tę barierę, zrób coś najmniej oczekiwanego – nie spieraj się! Stając po stronie kontrahenta uniemożliwiasz dalsze ataki i otwierasz drzwi do zmiany. Ten krok często wydaje się najtrudniejszy, jednak efekt wart jest wysiłku – zaspokojenie potrzeby bycia rozumianym może skutecznie przezwyciężyć opór drugiej strony.
- Słuchaj aktywnie: jeśli chcesz być słuchany, najpierw sam zacznij słuchać drugiej strony. Skoncentruj się na tym, co mówi, zamiast w myślach układać własną odpowiedź. Utrzymuj kontakt wzrokowy, co jakiś czas zasygnalizuj, że słuchasz („aha”, „mhh”, „rozumiem”) i zachęcaj do dalszej wypowiedzi („czy jest jeszcze coś, co Pana niepokoi / co chciałby Pan dodać?”). Kontrahent, który czuje się wysłuchany i „wyrzucił z siebie” uczucia i pretensje, będzie gotów zająć się problemem.
- Parafrazuj: jeśli co jakiś czas podsumowujesz własnymi słowami to, co powiedział Twój rozmówca, nie tylko zapewniasz go o swojej uwadze, ale także minimalizujesz ryzyko nieporozumienia.
- Uznaj ich punkt widzenia: niezwykle cenne jest zrozumienie drugiej strony. Nie musisz się z nią zgadzać, ale pokaż, że akceptujesz jej punkt widzenia, jako uzasadnioną możliwość. Używaj zwrotów: „To dla ciebie ważne…", „Rozumiem… co masz na myśli / o co Ci chodzi". Jeśli wyczuwasz panujący nastrój, a druga strona niechętnie się uzewnętrznia, możesz uprzedzić jej wypowiedź, mówiąc np. „Gdybym był na waszym miejscu…”.
- Wyraź uznanie dla osoby: wzmocnij ego drugiej strony wyrażając swoje uznanie – rób to szczerze, chęć podlizania się będzie łatwo zauważalna! Znajdź coś, co faktycznie cenisz, np. profesjonalizm, z jakim kontrahent przygotował się do negocjacji („Szanuję Pański autorytet…”, „Widzę, że posiadacie szeroką wiedzę w tym zakresie…”). Budujesz w ten sposób płaszczyznę porozumienia, a druga strona zacznie patrzeć na Ciebie bardziej jak na partnera niż wroga.
Ich stanowiska
Okopanie się na stanowiskach uniemożliwia poszukiwanie rozwiązań i alternatywnych opcji. Nie próbuj walczyć ze stanowiskiem drugiej strony, nie odrzucaj go choćby brzmiało irracjonalnie, nie szukaj kompromisu, ani też nie poddawaj się, nawet gdy druga strona wydaje się być nieugięta. Aby przełamać impas i wyprowadzić rozmowę na konstruktywne tory, PRZEKSZTAŁĆ wszystko co usłyszysz w taki sposób, by dotrzeć do interesów i motywacji leżących u podłoża stanowisk.
- NIE ODRZUCAJ, PRZEKSZTAŁĆ
- Pytaj: pamiętaj, że każde stanowisko wyraża jakąś potrzebę. Poznając motywację kontrahenta zyskujesz wiedzę, jak najlepiej zrealizować interesy każdej ze stron. Zadawaj pytania skierowane na rozwiązanie problemu, np.: „Z czego to wynika?”, „W jakim celu?”, „A gdyby?”.
- Proś o radę: prośba o radę skutecznie może zaangażować kontrahenta w dyskusję na temat alternatywnych rozwiązań. Jest to również forma docenienia kompetencji drugiej strony. Zapytaj: „Co zrobilibyście na moim miejscu?”, „Co powinienem zrobić?”.
- Negocjuj reguły: jeśli mimo Twoich wysiłków druga strona wciąż stosuje różne chwyty negocjacyjne, blokuje dojście do rozwiązania i atakuje Cię, negocjuj reguły prowadzenia rozmów. Aby zneutralizować taktyki stosowane przez kontrahenta, w subtelny sposób daj mu do zrozumienia, że wiesz co robi / możesz bezpośrednio wyrazić swój niepokój dotyczący kierunku, w jakim zmierzają negocjacje / podkreślić własne interesy i powiedzieć, jak wyobrażasz sobie sposób prowadzenia dalszych rozmów, a także sformułować konkretne prośby .
Ich brak satysfakcji
Gdy wydaje się już, że porozumienie zostało osiągnięte, zamknięcie rozmów może uniemożliwiać nagły opór drugiej strony. Możliwym powodem jest niezaspokojenie któregoś z ważnych interesów, poczucie narzucenia rozwiązania, lęk przed konsekwencjami zbyt pochopnej decyzji czy obawa przed „utratą twarzy”. Zamiast naciskać na przyjęcie porozumienia, spraw, by rozwiązanie wyglądało jak zwycięstwo drugiej strony.
- NIE NACISKAJ, ZBUDUJ IM ZŁOTY MOST
- Wciągnij w proces tworzenia pomysłów: znacznie łatwiej akceptujemy pewne rozwiązania i chętniej uczestniczymy w ich realizacji, gdy od początku jesteśmy zaangażowani w proces tworzenia, czujemy się ich współautorami.
- Proś o pomoc: angażuj drugą stronę pytając o jej pomysły i opinie, następnie na ich podstawie wspólnie budujcie rozwiązania.
- Pomóż zachować im twarz: nikt z nas nie chce uchodzić za „miękkiego” negocjatora, który łatwo się poddaje lub nie potrafił zawalczyć o swoje, zwłaszcza w oczach przełożonego, który zazwyczaj rozlicza z efektów (rzadziej z całego procesu) negocjacji. Spraw, by kontrahent potraktował zmianę swojego stanowiska jako zwycięstwo – podkreśl nowe okoliczności, jakie pojawiły się w procesie negocjacji / zaproś do rozmów trzecią stronę (np. eksperta) która zarekomenduje dane rozwiązanie / odnieś się do obiektywnych kryteriów (np. aktualnej ceny rynkowej, przepisów prawa) / przypisz drugiej stronie sukces wypracowanego rozwiązania / pomóż znaleźć kontrargumenty na ew. zarzuty przełożonego.
Ich siła
Druga strona wciąż może traktować negocjacje w kategoriach wygrana-przegrana i dążyć do pokonania Cię, odmawiając współpracy. Ataki słowne, groźby czy stawianie ultimatum wyłącznie eskalują konflikt i oddalają od porozumienia.
Pokaż swoją siłę w konstruktywny sposób, tak by zmotywować drugą stronę do dalszych rozmów i uświadomić jej, że zwycięstwo oznacza zaspokojenie obustronnych interesów.
- NIE ESKALUJ, UŻYJ SIŁY ABY EDUKOWAĆ
- Pytania testujące rzeczywistość: zadawaj pytania, które uwydatnią konsekwencje braku porozumienia („Jak myślisz, co stanie się, jeżeli nie dojdziemy do porozumienia?", „Co według Ciebie zrobię, jeśli nie dojdziemy do porozumienia?”, „Co Wy zrobicie…?”). Dostrzeżenie kosztów braku współpracy często wpływa na zmianę zachowania.
- Zademonstruj BATNA: pokaż drugiej stronie swoje alternatywne możliwości. Pamiętaj, by zrobić to w formie ostrzeżenia – ze spokojem i szacunkiem. Możesz zakomunikować swoją BATNA wprost lub pośrednio (np. za pomocą obecności prawnika podczas spotkania) - niezależnie od formy, ważne by Twoja alternatywa robiła wrażenie na kontrahencie, inaczej po prostu nie zadziała.
- Użyj minimalnie BATNA: jeśli demonstracja BATNA nie zadziałała, kolejnym krokiem jest jej realizacja. Pamiętaj, że użycie siły prawdopodobnie spowoduje jej odwzajemnienie, dlatego zastosuj konieczne minimum i odwołuj się tylko do właściwych środków. Spodziewając się odwzajemnienia ataku możesz również wcześniej zadbać o jego neutralizację (np. wyprzedzając rozmowę z szefową, którą grodzi Ci klient). Jeśli włączysz do negocjacji trzecią stronę, może ona zachęcić Twojego kontrahenta do dalszych rozmów i powstrzymać przed ewentualnymi atakami.
Te kroki pomogą Ci doprowadzić do porozumienia i zaspokojenia obustronnych interesów. Korzystaj z nich w zależności od rozwoju procesu negocjacji i sięgaj po te same strategie kilkakrotnie, gdy tylko dostrzegasz taką potrzebę i możliwość.
Sekret tkwi w tym, by zachowywać się w sposób przeciwny do tego, jak miałbyś ochotę w pierwszym odruchu. Na początku może wydawać się to trudne, jednak każda nowa umiejętność wymaga praktyki. Odważ się skorzystać z niestandardowych strategii, a uzyskiwane efekty będą stanowić silną zachętę do stawiania kolejnych kroków.
firma szkoleniowa
szkolenia z kompetencji miękkich
szkolenia menadżerskie
Bariery, które pojawiają się na drodze do porozumienia, wynikają z przekonań, dotychczasowych doświadczeń, obaw, kompleksów obu stron procesu negocjacji… Choć nie jest to łatwe, możesz je przełamać. Strategie, które proponujemy, z pewnością Cię zaskoczą, podobnie jak uzyskane dzięki nim efekty. 