Zadaj sobie pytanie: Co ja mogę zrobić, żebyśmy się lepiej porozumiewali?

1. Zastąp oceny, faktami

„Jesteś nieodpowiedzialny / leniwy / niekompetentny…”. Tego rodzaju wypowiedzi urażą Twojego rozmówcę, wywołają w nim chęć obrony, a w dodatku są nieefektywne – nie motywują i nie dostarczają wiedzy potrzebnej do zmiany. Zamiast tego warto odnosić się do konkretnych informacji i zachowań, tj.:

  • „Nie dostarczyłeś mi raportu w terminie, na który się umawialiśmy. Uważam takie zachowanie za nieodpowiedzialne”
  • „To już 3 raz w tym miesiącu, gdy spóźniasz się z oddaniem zadania w wyznaczonym terminie”.
     

2. Mów także o tym, co pozytywne

Sądzisz, że rozmowa jest potrzebna dopiero wtedy, gdy coś dzieje się „nie tak”? Pozytywna informacja zwrotna to jeden z najważniejszych sposobów zjednywania sobie ludzi i zachęcania ich do współpracy. Pamiętaj, by mówić szczerze! Możesz zacząć od słów:

  • „Cenię sobie…”
  • „Dostrzegam, że…”
  • „Dziękuję…”.

Zamiast domyślać się i dawać dobre rady, zadawaj pytania otwarte, by lepiej zrozumieć perspektywę rozmówcy, jego intencje i interesy, np.:

  • „Co masz na myśli, mówiąc…?”
  • „Co sądzisz o…?”
  • „Jakie są Twoje oczekiwania…?”

Na koniec nie dawaj „gotowców”, pomóż dojść do rozwiązania. Ludzie najbardziej cenią to, do czego doszli sami.

3. Poznaj rozmówcę, jego punkt widzenia

Skoro znalazłeś czas i motywację do rozmowy, warto wysilić się na cierpliwość. Skoncentruj się na tym, co mówi druga strona. Zamiast domyślać się i dawać dobre rady, zadawaj pytania otwarte, by lepiej zrozumieć perspektywę rozmówcy, jego intencje i interesy (np. „Co masz na myśli, mówiąc…?”, „Co sądzisz o…?”, „Jakie są Twoje oczekiwania…?”).
Na koniec nie dawaj „gotowców”, pomóż dojść do rozwiązania. Ludzie najbardziej cenią to, do czego doszli sami.

4. Daj się poznać

W ten sposób zniknie wiele obaw, wyobrażeń i uprzedzeń, jakie mają w sobie pracownicy.
Mów wprost. Otwarcie wyrażaj swoje potrzeby, uczucia i propozycje:

  • „Mam wrażenie, że…”
  • „Ważne jest dla mnie, by…”
  • „Chciałbym…”

Pokazywanie siebie to wyraz szacunku i zaufania oraz zaproszenie do wymiany informacji i dialogu. Taka inwestycja może być początkiem tworzenia dobrego kontaktu między partnerami.
 

5. Mów także o tym, co trudne

Odważ się przekazywać również trudne i nieprzyjemne informacje, jeśli wnoszą one wartość dodaną i służą interesom innych. Potraktuj to jak okazję do poradzenia sobie z problemem, którego reszta unika. Gdy zwrócisz uwagę na coś, o czym pozostali milczą, choć wszystkim utrudnia to pracę, zostanie to docenione. Oczywiście pamiętaj, by robić to z życzliwością, empatią i szacunkiem.