Krok 1. Parafrazowanie

czyli oddanie sensu i najważniejszego przekazu komunikatu rozmówcy przy użyciu własnych słów. Nic prostszego? A jednak często unikamy tego środka wyrazu, bo jego użycie wydaje nam się sztuczne. Rzeczywiście będzie tak, gdy co chwila wtrącamy „rozumiem, że…”, powtarzając przy tym dużą część zdania rozmówcy. Musisz znaleźć takie słowa, które w sposób naturalny wkomponują się w Twoją wypowiedź i będą odpowiadały Twojej osobie, np.:    

• Mówisz, że…
• Innymi słowy…
• Tak więc…
• Czy chcesz przez to powiedzieć, że…
• Czy dobrze rozumiem, że…

Przekonasz się, jak często słowa, które słyszysz nie są tymi, które wypowiedziała druga osoba. To wynik mechanizmów (tj. porównywanie, filtrowanie, osądzanie, domyślanie się), które w sposób automatyczny wkradają się w proces komunikacji, zniekształcając go.
Parafraza pozwoli zweryfikować  trafność Twojego rozumienia – jeśli zależy Ci na tym, by poznać rzeczywistość oczami Twojego rozmówcy.
Ułatwia też zapamiętanie. Gdy przez chwilę „odpłyniesz myślami”, ponowne potwierdzenie informacji przez rozmówcę przywróci Ci koncentrację.
Największy i najcenniejszy wpływ ma na relację. Daje rozmówcy niezastąpione poczucie, że koncentrujemy się na jego osobie, szczerze chcemy go słuchać i zrozumieć, co zachęca do kontynuowania i pogłębiania wypowiedzi.    
 

Krok 2. Zatrzymywanie

Właściwie jest to krok uniwersalny, przewijający się przez cały proces komunikacji. Proaktywna postawa zakłada bowiem, że wykazujemy inicjatywę, bierzemy taką samą odpowiedzialność za odbiór komunikatu jak jego nadawca. Gdy tylko poczujemy, że coś jest niejasne / dwuznaczne / zdziwiło nas lub skonsternowało, zamiast domyślać się i uzupełniać luki własnymi wyobrażeniami - zatrzymajmy rozmówcę! Nie chodzi o wejście w słowo i przedstawianie własnego punktu widzenia, ale krótkie wtrącenie, które zastosowane w odpowiednim momencie pozwoli rozmówcy zachować płynność, np.:   

• Zaczekaj, próbuję zrozumieć…
• Stop…
• Wstrzymaj się…
• Sekunda…
   

Krok 3. Precyzowanie

W tym kroku ważne jest uściślanie komunikatu, zadawanie pytań, do momentu w którym będziesz miał poczucie uzyskania wyczerpujących informacji, pełnego obrazu. Na co dzień jesteśmy przyzwyczajeni do ogólnikowego zapoznania się z informacjami i przetwarzaniem ich zgodnie z własnymi schematami myślowymi. Takie podejście wymaga więc zmiany wielu nawyków (przerywania, domyślania się, przedwczesnego wyciągania wniosków), jednak pozwala poznać znacznie więcej niż treść komunikatu – przekaz, intencję czy wartości rozmówcy.

• Co konkretnie…
• Powiedz dokładnie…
• Z czego to wynika, że…
• Co przez to rozumiesz…
• Co masz na myśli…
   

Krok 4. Informacja zwrotna

Ostatni krok polega na podzieleniu się z rozmówcą własnymi przemyśleniami, odczuciami i sposobem rozumienia sytuacji komunikacyjnej. Cenny feedback stanowi  dla drugiej osoby szansę na uzupełnienie, doprecyzowanie czy modyfikację komunikatu, jeśli uzna, że jest on zbyt ubogi. Ważne, by informacja zwrotna miała charakter wspierający - wnosiła wartość dodaną, wskazywała możliwy obszar rozwoju i działania.

Warto wykorzystać do tego język „ja”, za pomocą którego:

• odnosimy się do faktów i obiektywnych zachowań
• pozbywamy się założeń i uprzedzeń
• okazujemy zrozumienie i akceptację
• przyjmujemy odpowiedzialność za własne reakcje

Zwroty, z których możesz skorzystać, używając języka „ja”:

• Sądzę…
• Moim zdaniem…  
• Czuję, że…
• Potrzebuję…
• Denerwuję się…

Np. "Czuję się niekomfortowo, gdy podczas rozmowy stale zerkasz na monitor komputera. Nie wiem, co o tym sądzić, bo z jednej strony mówisz do mnie, a drugiej na mnie nie patrzysz."

Proaktywna postawa wymaga dużego zaangażowania, ale gwarantuje Ci wpływ i kontrolę – również nad komunikatami innych osób.
Nie czekaj dłużej aż ktoś Ci powie, że możesz wdrożyć te 4 kroki, sam się upomnij!