1. „Zależy mi… ”

Warto zacząć od złagodzenia atmosfery, poprzez podkreślenie własnych intencji. Sformułowanie „zależy mi…” otwiera drogę do budowania porozumienia i zmniejsza reakcję defensywną rozmówcy, np.:

• „Ponieważ zależy mi na naszej dobrej współpracy, chcę Ci o czym powiedzieć…”
   

2. Fakty

Przedstaw obiektywne informacje dotyczące sytuacji. Unikaj ocen i własnych interpretacji, z którymi łatwo wejść w dyskusję, np.:

• „Termin, do którego trzeba było złożyć wniosek upłynął wczoraj. Dziś otrzymałem od Ciebie informacje potrzebne do wysłania wniosku, w związku z czym nie mogłem złożyć go w terminie.”
• „Wyniki, jakie osiągnąłeś w ostatnich dwóch miesiącach plasują się poniżej poziomu, który na początku roku ustaliliśmy jako minimum.”
   

3. Przekonania + Uczucia 

Powiedz, w jaki sposób odbierasz tę sytuację i co w związku z nią czujesz. Ta część Twojej wypowiedzi ujawnia często drugiej osobie zupełnie nową dla niego perspektywę, pozwala spojrzeć na zaistniała sytuację Twoimi oczami. Mówiąc o swoich przekonaniach, pokazujesz dlaczego przytoczone fakty stanowią dla Ciebie problem. Nazywając swoje uczucia, pokazujesz swoją „ludzką twarz” i podkreślasz ważność tematu dla Ciebie. Sytuacje, która nie są dla nas ważne, nie budzą emocji. Skoro są emocje, to znaczy, że mówisz o czymś bardzo ważnym – tym samym ujawniając konstruktywnie Twoje emocje, wzmacniasz motywację drugiej osoby do zmiany zachowania. W biznesie również jest miejsce na złość, wściekłość czy irytację – wyrażoną w sposób odpowiedzialny, np. za pomocą języka „ja”. Korzystaj ze zwrotów tj. „czuję się…”, „jestem…”, „według mnie…”, „mam wrażenie…”, np. „Jestem zły i zirytowany, bo w tej sytuacji będę miał dużo dodatkowej roboty.”
„Czuję się zaniepokojony tą sytuacją…”

4. Konsekwencje

Mówiąc o konsekwencjach, które będą bolesne dla drugiej osoby, wyznaczasz jej granice. Warto pokazać ich niedokonany jeszcze charakter („nie chciałbym doprowadzić do…”), podkreślając tym samym możliwość zapobiegnięcia im przez rozmówcę, co powinno zmotywować go do zmiany, np.:

• „Nie chciałbym doprowadzić do sytuacji, w której nie będę mógł wypłacić Ci premii za wyniki.”
• „Obawiam się, że mogłoby dojść do tego, że Twoja odpowiedzialność w firmie zostanie zmniejszona.”

Uwaga! Gdy po raz pierwszy zwracasz na coś uwagę pracownikowi, pomiń ten punkt. Zapowiadanie konsekwencji to sposób, by wyegzekwować jakieś zachowanie. Zazwyczaj pozostałe kroki wystarczą, by osiągnąć oczekiwaną zmianę - nie ma potrzeby, by Twój komunikat brzmiał ostrzej. Jeśli jednak tak się nie stanie, w następnej rozmowie odwołaj się do konsekwencji jakie wyciągniesz w przyszłości.
 

5. Oczekiwania / Potrzeby

Mówiąc drugiej osobie o tym, czego potrzebujesz, wskaż konkretne zachowania, które stanowić będą dokładną „instrukcję obsługi”. Jeśli nie jest to konieczne, nie używaj sformułowań tj. „oczekuję…”, „życzę sobie…” - budują one pochyłą płaszczyznę relacji z drugą osobą i wprowadzają formalną atmosferę.

• „Potrzebuję poczucia, że szanujesz mój czas, a będę je miał, jeśli następnym razem prześlesz mi dokumenty w wyznaczonym terminie.”
• „Chciałbym, żebyś przedstawił mi plan na poprawę wyników w najbliższych miesiącach.”

ZFPUKO to narzędzie, które zwiększa pewność siebie podczas udzielania informacji zwrotnej, wskazuje konkretne kroki i przynosi wymierne efekty w postaci porozumienia i budowania relacji z pracownikiem. Wypróbuj!