Od rana Monika wiedziała, że efekt jej pracy będzie niezadowalający. Dłubała przy komputerze w podłym humorze. Miała przygotować prezentację na najbliższe spotkanie zespołu, na którym przedstawi efekty analizy badań dotyczących częstotliwości korzystania z wewnętrznego systemu obsługi klienta przez pracowników poszczególnych działów.
Ma to być punkt wyjścia do dyskusji nt. zoptymalizowania tego procesu.

Tylko jak w sposób przystępny, przejrzysty i inspirujący przedstawić wyniki liczbowe? Nie da się! Większość jej slajdów wyglądała w ten sposób:

Przypominając sobie poprzednie prezentacje, podczas których większość obecnych zasypiała, a Ci bardziej bezpośredni, na głos wyrażali swoje znudzenie i niezadowolenie, Monika traciła resztki motywacji do pracy. Dlatego, gdy przy jej biurku pojawił się Bartek – zawsze najmądrzejszy i skory do „pomocy” – pomyślała, że spadł jej z nieba. Okazało się, że kolega był niedawno na kursie MS PowerPoint!
Oj Monia, Monia, co Ty byś beze mnie zrobiła… Wzdychając w ten sposób raz po raz, klikał, wstawiał i dodawał coś na jej komputerze. Voilà! Efekt bardzo go zadowolił, czego nie można powiedzieć o Monice.

Podziękowała koledze za jego „pomoc” i postanowiła podejść do tematu z innej strony. Przyjęła perspektywę osób, które po raz pierwszy zobaczą dane i analizy badań. Przecież nie ogarną tego wszystkiego naraz! Ta myśl była pewnym olśnieniem i spowodowała, że Monika z nowym zapałem zabrała się za tworzenie slajdów. Postanowiła podzielić informacje – jeden slajd na jeden dział.
Była zadowolona z efektu, a jeszcze bardziej z tego, że to nie Bartek był autorem tego pomysłu :)

Mniej znaczy więcej!
Również treści warto dawkować. Zamiast bombardować odbiorców wszystkimi posiadanymi danymi, które analizował(a)eś od dłuższego czasu, pokaż im swój tok myślenia, logiczny proces (pamiętaj, że zobaczą te informacje po raz pierwszy).

Dobrym rozwiązaniem, prostym i estetycznym, są grafiki SmartArt, które znajdziesz w menu Wstawianie. Możesz wybrać pasujący Ci wzór i dowolnie go edytować.

W celu umieszczenia liczb lepiej stosować wykresy niż tabele – są czytelniejsze. Dane liczbowe wprowadź do arkusza Excel, następnie zaznacz interesujący Cię obszar i z Menu Wstawianie, w sekcji Wykresy wybierz dowolny rodzaj. Za pomocą narzędzi wykresów w Menu możesz dostosować go do swoich potrzeb i preferencji. Gotowy wykres wystarczy wkleić na slajd prezentacji.

Uwaga! Warto zapisywać arkusz Excel wraz z prezentacją, bo może zdarzyć się tak, że program nie wczyta danych lub po prostu będziesz chciał(a) jeszcze coś zmienić.

Jeśli jednak musisz wstawić tabelę z danymi liczbowymi, ogranicz się do minimum kluczowych danych, zamieść legendę i wprowadzaj wiersze / kolumny na slajd stopniowo, za pomocą animacji. W ten sposób ułatwisz ich zrozumienie odbiorcom. Tabelę również warto tworzyć w Excelu, ze względu na wygodę wprowadzania danych i możliwości formatowania.

Dobra rada!
Zdarza się, że podczas przeklejania elementów z jednego programu do drugiego, wykresy czy tabele zmieniają swój wygląd („rozjeżdżają się”). By się przed tym zabezpieczyć, zamiast wklejać skopiowany element za pomocą skrótu Ctrl+V, rozwiń menu Wklej w lewym górnym rogu paska Narzędzia główne, wybierz „Wklej specjalnie”, a następnie „Obraz (rozszerzony metaplik)”.