Przeanalizuj swój dzień pracy (najlepiej na piśmie) i zidentyfikuj pożeracze czasu. Gdy je schwytasz, sam zdecydujesz, czy się ich pozbyć czy lepiej wykorzystać – przedstawiamy Ci kilka możliwości:

Zewnętrzne „pożeracze czasu”

1. Drzwi Twojego biura nie zamykają się? Zawsze znajdzie się osoba, która potrzebuje czegoś ważnego „na już” i to koniecznie właśnie od Ciebie? Twój czas pożerają interesanci, odrywając Cię od podjętego działania. Zgodnie z efektem piły, powrót do pracy przerwanej chociaż na krótki moment wiąże się ze stratą nawet 28% czasu i 25% energii.  

Zyskaj na czasie!

  • Określ godziny przyjęć, w których drzwi Twojego gabinetu będą szeroko otwarte dla interesantów.
  • Nie bój się powiedzieć współpracownikom, że „właśnie pracujesz koncepcyjnie / potrzebujesz skupienia i prosisz, żeby przyszli później lub sam ich odwiedzisz, gdy skończysz rozpoczęte zadanie.
  • Jeśli to nie wystarczy, możesz wykorzystać na pracę koncepcyjną czas, w którym aktywność w firmie jest mniejsza, np. podczas pierwszej godziny pracy, gdy „biuro się budzi” lub w porze lunchu.


2. Masz wrażenie pracy w call center? Twój czas pożerają rozmowy telefoniczne?

Zyskaj na czasie!

  • Dużo większą swobodę i kontrolę masz w przypadku połączeń wychodzących. Warto to wykorzystać i wykonać wszystkie telefony w określonych godzinach, zamiast rozbijać to zadanie w ciągu całego dnia.
  • Jeśli to możliwe, twórz bloki tematyczne połączeń, tak by nie „wchodzić” od początku w nowe kwestie przy kolejnym telefonie.
  • Jeśli to Ty jesteś osobą, do której dzwonią, selekcjonuj odbierane połączenia, pamiętaj, że nie jesteś niewolnikiem telefonu - ustawienie wiadomości „jestem na spotkaniu” i oddzwonienie do Klienta w ciągu godziny jest zachowaniem eleganckim biznesowo.
  • Wyznaczaj ramy czasowe na konkretne rozmowy i pilnuj ich!


3. Twój czas pożerają spotkania, ważne z punktu widzenia biznesu lub po prostu takie, z których nie możesz się „wykręcić”?

Zyskaj na czasie!

  • Zawieś zegar w miejscu widocznym dla Ciebie i Twoich gości, dzięki czemu będziecie mogli kontrolować upływ czasu na bieżąco.
  • Dbaj o wyznaczenie celu i ram czasowych na początku spotkania.
  • Jeśli to możliwe spotykaj się ze swoim rozmówcą w miejscu jego pracy – w ten sposób łatwiej będzie Ci wyjść ze spotkania, gdy zacznie się niepotrzebnie przedłużać lub jego tematyka przesunie się na obszary towarzyskie;)


4. Już sam nie wiesz do kogo i o czym pisać? Twój czas pożera korespondencja mailowa?

Zyskaj na czasie!

  • Segreguj pocztę do poszczególnych folderów tematycznych
  • Nadawaj wiadomościom kategorię lub oznaczaj flagami monitorującymi – dzięki temu będziesz wiedział, czym zająć się w pierwszej kolejności.
  • Odpowiadając na maile, uwzględnij swój rytm wydajności dziennej - jest to czynność niewymagająca twórczego myślenia czy wytężonego skupienia, dlatego warto zaplanować jej wykonanie w godzinach spadku energetycznego.
     

A co Ciebie zżera?

1. Nie umiesz odmówić, gdy koledzy podrzucają Ci zadaniowe kukułcze jaja?

Zyskaj na czasie!

  • Nie decyduj od razu, daj sobie chwilę do namysłu, na tzw. odroczenie asertywne.
  • Zadaj sobie pytanie, czy to zadanie jest ważne również dla Ciebie, czy tylko dla osoby, która je na Ciebie deleguje.
  • Nie bój się słowa „NIE” – asertywna odmowa jest stanowcza, konsekwentna i oferuje uzasadnienie zamiast tłumaczenia.


2. Wszystkie zadania masz do wykonania w trybie ASAP? Ciągle odkładasz coś na później?

Zyskaj na czasie!

  • Podziel pracę na etapy i ściśle przestrzegaj ich wykonania w określonym czasie. Realizując cele składowe zadbasz o to, by zadanie nie wpadło do ćwiartki A (zadań pilnych i ważnych).


3. Chcesz zrobić wszystko w ciągu jednego dnia? 

Bądź realistą i zyskaj na czasie!

  • Zapisuj czas szacowany na wykonanie określonych zadań, pilnuj go, a gdy coś / ktoś Ci przerywa odnotowuj to.
  • Po zakończeniu zadania zweryfikuj, czy czas, w jakim je wykonałeś pokrywa się z tym, co założyłeś. Taka weryfikacja pozwoli Ci w sposób realistyczny zaplanować ilość zadań do wykonania.
  • Pamiętaj przy tym o regule 60:40 i nie wypełniaj całego dostępnego czasu.
     

4.Gdyby tylko tak Ci się chciało jak Ci się nie chce? Nie masz motywacji?

Zyskaj na czasie!

  • Nagradzaj się za realizację celów cząstkowych, poszczególnych etapów pracy (skreślenie wykonanego zadania z listy daje ogromną satysfakcję).
  • Zacznij dzień od zadania, którego unikasz, które sprawiało Ci największą trudność – zakończenie go sukcesem będzie jak zastrzyk dodatkowej energii a pozostałe obowiązki wykonasz bez wysiłku.
  • Pomyśl jak Twoja praca wpływa na funkcjonowanie firmy. Dzięki temu, co robisz lub czego nie zrobisz większy i ważny cel firmy będzie możliwy do zrealizowania lub opóźniony w czasie.
  • Możesz również wykorzystać zasadę Parkinsona i wyznaczać sobie mniej czasu na wykonanie poszczególnych zadań - pod presją odczujesz znacznie większą motywację (jak na studiach:).
  • Używaj też zwrotów proaktywnych, programujących na sukces, np.: „zrobię”, „pokieruję”, „chcę”, „potrafię”!


5. Jesteś perfekcjonistą?

Zyskaj na czasie! Przekonanie, że wszystkie zadania należy wykonać doskonale, skazuje Cię na porażkę – wyznaczaj sobie cele ambitne, ale realistyczne!

  • Pozwól sobie na błędy, pamiętaj, że nikt nie jest idealny.
  • Zastanów się, jak realne i możliwe do osiągnięcia są Twoje oczekiwania?
  • Popracuj nad systemem swojej samooceny i wiarą w siebie, by przejąć kontrolę nad perfekcjonizmem.
  • Zastanów się, kto mógłby Cię wspierać w tych działaniach.


Oswój pożeracze!

Nie wszystkie „pożeracze czasu” zmniejszają efektywność pracy. Zmiana dostarczanych bodźców (np.: filmik na youtube, kawa z koleżanką, wiadomości internetowe czy spacer) może wpłynąć korzystnie na wzrost Twojej energii i koncentracji. Aby „pożeracze” były po Twojej stronie, korzystaj z nich świadomie - ściśle  pilnuj czasu, który wyznaczyłeś sobie na przerwę regeneracyjną. Średnio po godzinie pracy następuje spadek koncentracji – może to będzie dobry moment dla Twojego „pożeracza”?