3 najskuteczniejsze techniki organizacji czasu

Jak wynika z badań, wydajność wciąż jest dużym wyzwaniem dla większości Polaków. Mało produktywne działania, częste spotkania niepotrzebnie angażujące wielu pracowników - to bolączka wielu firm. Jak zarządzać sobą w czasie, by maksymalnie go wykorzystać? Poniżej przedstawiamy kilka narzędzi skutecznie zwiększających produktywność podczas pracy lub nauki!

Metoda abc

Nie wiesz, za które narzędzie zabrać się w pierwszej kolejności? To narzędzie pomoże Ci w priorytetyzacji zadań. Na kartce rozpisz w trzech kolumnach A B C swoje aktualne zadania. Na początek ogranicz się do celów krótkoterminowych.

Grupa A

Tu zapisz czynności które musisz wykonać osobiście. Musisz bezwzględnie je wykonać i nie możesz powierzyć ich innej osobie. To zadania które zajmują ok. 20 % Twoich działań i generują ok. 80 % wydajności.

Grupa B

Zadania o wysokim priorytecie, które jednak możesz przynajmniej częściowo oddelegować. Są to jednak zadania, których nie można pominąć – muszą zostać wykonane.

Grupa C

Zadania mniej istotne, które nie tylko można zlecić innym pracownikom lub firmie outsorcingowej. Nic się też nie stanie jeśli zostaną wykonane po zadaniach z kolumny A i B.

Dzięki tej liście uzyskujesz klarowność i większą swobodę działania pod warunkiem, że z niej korzystasz, na bieżąco edytujesz i kontrolujesz proces realizacji zadań.

Zasada pareto

Włoski uczony Vilfredo Pareto zaobserwował, że 80% majątku znajduje się w rękach 20% społeczeństwa. Ten prosty i trafny wniosek przekłada się na inne sfery życia np.

80% zysków w firmie generuje 20% działań lub 80% konwersji tworzy 20% klientów.

Warto więc się przyjrzeć, która z codziennych czynności przekłada się na najwięcej korzyści i według tych wniosków ustalić priorytety. Wyeliminować działania, które pochłaniają czas dając nieadekwatne korzyści. Same proporcje mogą się nieco różnić. Chodzi jednak o to, by nie skupiać się w takim samym stopniu na każdym zadaniu.

Metoda sera szwajcarskiego

Metoda Alana Lakeina polega na dzieleniu czasu na krótsze odcinki czasowe. W założeniu jedno zadanie trwa od 5 do 10 minut. Zaczynamy od rutynowego działania, które od razu wiemy jak wykonać. Niezależnie jak duże wydaje się zagadnienie, wybierz tę jego cześć, która wydaje Ci się w zasięgu Twoich możliwości i poświęć na nią ok. 5 min. Może być to jakiś fragment pracy. Nie musisz zaczynać od początku. Ważne, by było to zadanie, które nie sprawi Ci wiele kłopotu.

Sekret tkwi w tym, by zapomnieć o uczuciu odrazy do danej pracy. 5 minut to na tyle krótki czas, by każdy mógł zmobilizować się do działania. W ten sposób pokonujemy najtrudniejszą barierę – podjęcie aktywności. Już te 5 minut zainwestowane w trudną dla nas tematykę daje poczucie wykonania dobrej roboty. Po przerwie znowu szukamy kolejnego fragmentu zadania.

Po kilku takich seriach możemy być już na całkiem zaawansowanym etapie pracy.

Autor metody dodatkowo radzi, by całe zadanie przynajmniej częściowo podzielić sobie wcześniej na 5 minutowe fragmenty i zapisać je na liście. Wtedy, te poszczególne kawałki większej pracy możemy wykonywać w czasie przerw np. w trakcie podróży.

Największą zaletą metody szwajcarskiego sera jest to, że dane zadanie przestaje wydawać nam się czymś niewykonalnym. Znika uczucie niechęci, wyobrażenie czegoś, co nas całkowicie przerasta. Z każdym kolejnym etapem coraz bardziej angażujemy się w zadanie, zaczyna sprawiać nam przyjemność. Widzimy je jako realną do okiełznania całość.

Metoda świetnie sprawdza się w przypadku prac, które zwykliśmy prokrastynować. Pisanie pracy magisterkiej, przygotowanie do wielkiego wydarzenia itp. pozwala zyskać czas, który tracimy zwykle na rozmyślania: „czy jesteśmy wystarczająco dobrzy”, „czy to ma sens” zamiast po prostu zacząć realizować to zadanie.

Monitoruj i odhaczaj

Monitoruj swoje postępy. Odhaczaj wszystkie wykonane zadania, a te których nie udało się wykonać zapisuj do harmonogramu na dzień kolejny. W ten sposób masz poczucie kontroli nad sytuacją, czujesz się pewniej i masz więcej wiary w to, że uda Ci się doprowadzić do końca wszystkie niezałatwione jeszcze sprawy.

Wymienione metody można stosować łącznie.

Dzięki ich stosowaniu mamy poczucie uporządkowanego życia, rzadziej odczuwamy negatywny stres. Możemy swobodniej planować urlopy czy zadania długoterminowe i mamy WIĘCEJ czasu na relaks.

Najlepsze efekty daje korzystanie z tych technik zgodnie z rytmem wydajności. Obserwuj więc, która część dnia służy Twojej produktywności.

Chcesz poznać więcej metod usprawniających zarządzanie czasem. Szkolenie 4GROW to propozycja dla Ciebie! Jeśli nie masz pewności, czy przyniesie Ci to realną korzyść - przeczytaj podpisane imieniem, nazwiskiem oraz firmą opinie naszych dotychczasowych klientów. Takie dowody uznania nie mogą być dziełem przypadku – zapraszamy!

Sprawdź Szkolenie Zarządzanie Czasem