Praca zdalna – czy kompetencje miękkie są potrzebne?

Twoje biurko, laptop, telefon. I Ty. Kontakty ze współpracownikami, podwładnymi czy klientami - wyłącznie online. Czy umiejętności interpersonalne są wówczas potrzebne? Okazuje się, że tak. Ogrywają dużą rolę i stają się znacznie większym wyzwaniem niż w przypadku pracy wśród ludzi. Im rzadziej angażujemy się w sytuacje społeczne, tym trudniej nam później wystąpić na forum, swobodnie poprowadzić spotkania na żywo czy panować nad nerwami podczas prezentacji biznesowej. 

Jeśli pracujesz zdalnie jako podwykonawca, jesteś freelancerem działającym online albo pracownikiem wirtualnego zespołu, bądź menedżerem kierującym zespołem utworzonym z osób mieszkających w różnych częściach kraju, to na pewno wiesz, jak ważne są Twoja wiedza, kwalifikacje i doświadczenie zawodowe. To one sprawiają, że możesz samodzielnie wykonywać zadania, wywiązywać się z obowiązków służbowych, uczestniczyć w realizacji projektów, przykuwać uwagę klientów i pozyskiwać nowych zleceniodawców. Kompetencje miękkie mogą wydawać się wówczas zbyteczne – przecież nie widujecie się często, nie występujesz na forum, nie musisz przywiązywać wagi do swoich słów. To jednak tylko pozory.

- Im mniej ekspozycji społecznej i doświadczania relacji, tym większe wyzwania przed pracownikiem i więcej w związku z tym obaw, napięcia – tłumaczy Sabina Dąbrowska-Olbryś, trener 4GROW. - Jeśli na co dzień nie mamy treningu interpersonalnego w postaci spotkań z innymi pracownikami czy klientami, brakuje nam kontaktu na żywo, to na przykład wystąpienia publiczne, prowadzenie spotkań i prezentacji może być czymś, do czego będziemy potrzebowali się bardziej przygotować i co może nas stresować.

Pracujesz zdalnie? Trenuj kompetencje miękkie

Nie wszystkie kompetencje miękkie są w jednakowym stopniu potrzebne i wykorzystywane, gdy pracujemy online. Ale zarówno w komunikacji e-mailowej, podczas rozmów wirtualnych, jak i spotkań na żywo – choćby okazjonalnych - duże znaczenie mają:

•    Efektywna współpraca i konstruktywny feedback

Praca zespołowa zakłada połączenie różnych osobowości i kompetencji. Jeśli pracujesz zdalnie nad jakimś projektem razem z innymi specjalistami, to efektywna wymiana wiedzy oraz doświadczeń może być jednym z istotniejszych czynników wpływających na końcowy wynik tej współpracy. Nawet jeśli nie rozmawiacie, to umiejętność słuchania widoczna jest w sposobie prowadzenia korespondencji i zadawanych pytaniach. Udzielanie informacji zwrotnych, które będą przejrzyste, konstruktywne i wspierające również ma bardzo duże znaczenie. 

•    Zarządzanie sobą w czasie

To kompetencja przydatna niezależnie od tego, czy pracujemy w firmowym budynku, w wirtualnym zespole, czy może w trakcie podróży. Dlatego dobrze jest poznać techniki i narzędzia pozwalające lepiej organizować swoją pracę. W tym wszystkim istotne jest też uświadomienie sobie, że nasi współpracownicy mogą mieć inne nawyki,  preferencje, sposoby planowania i realizowania zadań. Jeśli jesteśmy członkami zespołu, który komunikuje się głównie online, to mądre zarządzanie swoim czasem może być bardzo ważne.

•    Komunikacja interpersonalna

Uważność wiąże się m.in. z szacunkiem do stylu pracy naszych współpracowników. To, co nam wydaje się wygodne i sprawdzone, dla innych może być utrudnieniem. Dlatego warto zwracać uwagę na preferencje osób, z którymi korespondujemy czy rozmawiamy online. Ktoś na przykład woli krótkie wiadomości, w których treść jest wypunktowana, a ktoś inny lubi bardziej opisową formę. Wszystkim natomiast zależy na potwierdzaniu terminów, informowaniu o występujących trudnościach czy zmianach planów. Umiejętności interpersonalne są szczególnie potrzebne, gdy praca oznacza ciągłe bycie wśród ludzi, ale również w komunikacji online i wymianie mailowej można wyczuć uprzejmość, asertywność i szacunek wobec osoby po drugiej stronie komputera. Stosowanie komunikatu „ja” i mówienie o swoich odczuciach również warto trenować i praktykować w ramach współpracy wirtualnej. Jeśli kontakt jest wyłącznie zdalny, to tym bardziej należy zwracać uwagę na ton swojej wypowiedzi – czy nie jest atakujący, czy zapisane słowa nie budują wrażenia ironii itp.

- W przypadku zespołów wirtualnych wyzwaniem staje się komunikacja interpersonalna, ponieważ kanały komunikacji online niosą ze sobą wiele barier – mówi Sabina Dąbrowska-Olbryś. - Jeśli nie mamy obrazu, to nie możemy obserwować mowy ciała, bazujemy tylko na głosie albo słowie. Gdy posługujemy się systemami do zarządzania projektami, to widzimy tylko treść, ale nie możemy dostrzec intencji, które stoją za tą treścią. To wszystko sprawia, że rośnie ryzyko błędnej interpretacji. Komunikacja zdalna ogranicza przekaz do niezbędnego minimum, więc może wywoływać różnego rodzaju nieporozumienia. Również budowanie wizerunku eksperta i dzielenie się swoimi kompetencjami może być trudniejsze, jeśli kontakt z podwładnymi czy współpracownikami ma charakter wyłącznie zdalny. W przypadku menedżerów wyzwaniem staje się zarządzanie zespołem rozproszonym, ponieważ wymaga to budowania autorytetu, zaufania i zaangażowania w innych warunkach niż te, które mamy w biurze, w zespole stacjonarnym. 

•    Sztuka argumentacji i obrona przed manipulacjami

Jeśli współpraca polega na częstej wymianie e-maili i rozmowach telefonicznych, to sztuka argumentacji nabiera nowego znaczenia. Kiedy nie jesteśmy w relacji z zespołem i nie mamy częstych okazji do spotkań, to przekonanie drugiej strony do swoich racji niekoniecznie może być łatwe. Pojawia się też ryzyko, że zostaniemy niezrozumiani, a nasze słowa zostaną niewłaściwie zinterpretowane. Dobrze jest więc zebrać argumenty, zastanowić się nad tym, jak przedstawić swój pomysł, przeanalizować wszystkie korzyści, ale też wątpliwości i obawy. Jednocześnie przydaje się wiedza na temat wywierania wpływu i obrony przed manipulacjami. Skoro nie mamy możliwości, żeby obserwować czyjeś zachowanie i mowę ciała, a bazujemy tylko na przekazie słownym – to warto umieć odróżniać perswazję od zwykłej manipulacji. 

•    Zarządzanie stresem i emocjami

Spotkania i kontakty na żywo często wywołują różne emocje i wiążą się ze spontanicznymi reakcjami. W pracy zdalnej nie ma ku temu zbyt wielu okazji, niektóre kwestie czy zachowania można sobie wcześniej przemyśleć. Mimo to zadania i obowiązki, które wykonujemy w bliższej czy dalszej współpracy z innymi, czasem rodzą w nas obawy, stres, niepewność. Niezależnie od tego, w jakim miejscu pracujemy i w jaki sposób komunikujemy się z innymi, natrafiamy na różne wyzwania i trudności. A one wiążą się z emocjami, dlatego zawsze warto trenować umiejętność radzenia sobie ze stresem. 

Poznaj unikatowe techniki i skuteczne narzędzia 4GROW, dzięki którym rozwiniesz kompetencje miękkie!

Fot. StockSnap, Pixabay